Từ khi dịch Covid-19 bùng phát, chúng ta đã khám phá ra hình thức làm việc tại nhà mà không cần sự tiếp xúc trực tiếp với con người. Lịch trình làm việc linh hoạt cũng dần thay công việc toàn thời gian tại văn phòng. Tuy nhiên, bất kỳ sự chuyển đổi nào cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực và thời gian để thích nghi. Giữa đại dịch, liệu năng suất làm việc tại nhà của bạn có thực sự tốt không? Và chúng ta có thể học hỏi được gì từ hình thức làm việc này?
Nhằm thấu hiểu hơn về tình trạng việc làm và hiệu suất công việc của IT Developer trong làn sóng COVID thứ 4 tại Việt Nam, ITviec đã tiến hành làm khảo sát Developer’s Mini Survey từ ngày 20-31/8/2021. Qua khảo sát này, ITviec đã thu về được nhiều thông tin hữu ích về hiệu suất làm việc ở nhà của IT Developer.
Hiệu suất làm việc tại nhà tăng và IT Developer hoàn thành được nhiều việc hơn
Khảo sát do ITviec tiến hành về những người làm việc trong thời gian qua cho thấy năng suất khi làm việc tại nhà của IT Developer tốt hơn so với làm việc trong môi trường văn phòng.
7.1 là điểm số trung bình phản ánh mức độ hài lòng của Developer với không gian làm việc tại nhà của họ. Đây là một mức điểm hợp lý, đồng thuận với việc hiệu suất làm việc hiệu quả mà ITviec đã có chia sẻ ở trên.
Các IT Developer đã chia sẻ với ITviec rằng nguyên nhân của hiệu suất tăng là do họ tiết kiệm được thời gian di chuyển đến công ty, tiết kiệm thời gian “buôn chuyện” với đồng nghiệp và các hoạt động gây xao nhãng khác so với khi làm việc ở văn phòng. Từ đó, họ tập trung làm việc hơn, dành nhiều thời gian cho bản thân hơn cũng như có nhiều thời gian để linh hoạt hơn trong việc sắp xếp công việc chính và công việc riêng.
Bạn có thể đọc đầy đủ Tổng quan Kết quả khảo sát Developer’s Mini Survey.
Những hạn chế khi làm việc tại nhà và cách khắc phục
Tuy nhiên, hài lòng không có nghĩa là họ không gặp khó khăn trong quá trình làm việc. Khi được hỏi về “Điều gì làm bạn cảm thấy khó khăn nhất khi làm việc ở nhà”, ITviec nhận thấy có sự khác biệt giữa IT Developer ít năm kinh nghiệm và Developer lâu năm kinh nghiệm.
Đối với IT Developer từ 1 – 5 năm kinh nghiệm
1. Quản lý thời gian:
Vấn đề: ITviec đã nhận về rất nhiều lời chia sẻ thật lòng từ các Developer rằng họ cảm thấy mình làm việc thời gian linh động, thoải mái nhưng cũng vì lẽ đó mà họ không quản lý thời gian tốt – vấn đề này chiếm 21.75% trong kết quả khảo sát, dẫn đến việc thường làm quá giờ. Lời chia sẻ từ một bạn IT Developer tham gia khảo sát, “Thời gian linh động thoải mái, phù hợp cho những ai có khả năng làm việc độc lập nhưng là một fresher sẽ khó khăn hơn.”
Năng suất là thước đo mức độ hoàn thành của một công việc trong một khoảng thời gian. Nhưng vấn đề ở đây là bạn có thể cảm thấy hiệu suất làm việc tăng lên, bạn hoàn thành được nhiều việc hơn trong một ngày nhưng số giờ làm việc một ngày lại tăng lên. Vì vậy, những IT Developer đang làm “xáo trộn” thời gian biểu của mình bằng cách không quản lý tốt quỹ thời gian dư dả của họ.
Giải pháp gợi ý: Hãy sử dụng các thiết bị quản lý thời gian – hay nói ngắn gọn, chính là chiếc đồng hồ, một cách hiệu quả. Với hình thức làm việc tại nhà, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian – như đã có đề cập ở phần đầu bài viết, nhưng nếu bạn sử dụng phần thời gian này để… lướt Facebook, pha cà phê, chơi đùa với thú cưng, thì phải chăng số thời gian đó cũng bù hết vào thời gian bạn tiết kiệm được?
Thay vào đó, để có thể tận dụng quỹ thời gian tốt hơn, không bị xao nhãng cũng như không để “nhập nhằng” giữa thời gian làm việc và thời gian dành cho bản thân, bạn có thể thiết lập báo thức trên đồng hồ. ITviec gợi ý một phương pháp bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả hơn – Phương pháp Pomodoro.
Phương pháp Pomodoro nêu rằng bạn cần luân phiên giữa các phiên tập trung làm việc với những khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên để thúc đẩy sự tập trung và ngăn chặn sự mệt mỏi về tinh thần khi phải tập trung trong quãng thời gian dài.
Phương pháp Pomodoro cụ thể gồm 5 bước:
- Lên danh sách những công việc cần hoàn thành
- Thiết lập báo thức 25 phút
- Tập trung làm việc cho đến khi báo thức reng lên (hết 25 phút)
- Nghỉ ngắn 5 phút
- Sau khi đã thực hiện từ bước 1 đến bước 4 tổng cộng 4 lần, bạn có thể nghỉ dài từ 15-30 phút
Đây là một việc bạn hoàn toàn có thể linh hoạt sắp xếp tùy ý. Tuy nhiên, hãy chắc rằng: Giờ nào việc nấy để giữ vững và nâng cao hiệu suất làm việc mà bạn không cần phải làm việc nhiều giờ hơn.
2. Quản lý mong đợi từ sếp, khách hàng:
Vấn đề: Khó khăn trong quản lý mong đợi từ sếp, khách hàng – chiếm 21.74% trong kết quả khảo sát từ ITviec – là yếu tố thứ hai ảnh hưởng nhất đến hiệu suất làm việc tại nhà của IT Developer trẻ tuổi.
Theo lời chia sẻ từ chính họ, “Mất kết nối, mình còn cần phải học hỏi nhiều mà giờ phải tự mày mò mất nhiều thời gian hơn, không có thêm nhiều ý tưởng như trước” hay “Thời gian linh động thoải mái, phù hợp cho những ai có khả năng làm việc độc lập nhưng là một fresher sẽ khó khăn hơn”.
Giải pháp gợi ý: Để chắc rằng mọi công việc đều được truyền tải đầy đủ, nếu bạn là người quản lý dự án, hãy hỏi từng người trong team rằng họ đã nắm được yêu cầu của dự án hay có gặp khó khăn gì trong quá trình làm việc không?
Nếu bạn là người phát triển dự án, hãy chủ động nhắn với người quản lý rằng bạn đã nhận việc, sẽ tiến hành như thế nào và đưa ra những ý tưởng bạn nghĩ có thể giúp phát triển dự án dù rằng khách hàng, sếp không yêu cầu. Việc chủ động cập nhật công việc và giao tiếp với nhau sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc ở nhà nhiều hơn bạn nghĩ đấy.
Nếu bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, hãy cứ áp dụng mô hình Scrum vào trong quá trình làm việc, giao tiếp với sếp, khách hàng:
- Sprint Planning:
Để “nắm bắt” tốt mong đợi nhà sếp, khách hàng, hãy lên kế hoạch làm việc bao gồm các yêu cầu cần phải phát triển, phân tích và nhận biết các công việc phải làm kèm theo các ước lượng thời gian cần thiết để hoàn tất các tác vụ.
- Daily Scrum:
Mỗi ngày, hãy dành ra khoảng khoảng 15 phút để mọi người cùng chia sẻ tiến độ công việc, việc cần làm ngày hôm đó cũng như chia sẻ các khó khăn gặp phải trong quá trình phát triển phần mềm. Việc cập nhật mỗi ngày để chắc rằng mọi việc đều theo đúng tiến độ và cả yêu cầu từ sếp, khách hàng.
- Sprint Review:
Sau khi đã hoàn tất theo kế hoạch công việc đã lên từ trước, nhóm phát triển, cùng với sếp, sẽ rà soát lại các công việc đã hoàn tất và đề xuất các chỉnh sửa hoặc thay đổi cần thiết cho sản phẩm.
- Sprint Retrospective:
Và cuối cùng, cả nhóm sẽ rà soát lại toàn diện công việc vừa kết thúc và tìm cách cải tiến quy trình làm việc cũng như bản thân sản phẩm.
Có thể thấy, trong giai đoạn khi ta phải thích ứng với những điều mới, vẫn còn những giá trị, bài học “xưa cũ” chưa bao giờ là lỗi thời.
Đối với IT Developer từ 5 năm kinh nghiệm trở lên
Trong khi đó, với IT Developer từ 5-8 năm kinh nghiệm, họ lại gặp phải những hạn chế rất khác.
1. Giao tiếp với đồng nghiệp:
Vấn đề: Các IT Developer chia sẻ rằng họ đặc biệt cảm thấy mất kết nối với đồng nghiệp trong khoảng thời gian này (chiếm 29.41% trong kết quả khảo sát từ ITviec). Đối với những công việc mang tính cá nhân, cần không gian yên tĩnh để suy ngẫm và giải quyết, làm việc tại nhà thật sự sẽ giúp họ tăng hiệu suất.
Tuy nhiên, đối với những đầu việc liên quan đến làm việc nhóm, mọi người khó có thể đạt được năng suất cao vì việc giao tiếp giữa đồng nghiệp với nhau đã bị ngăn trở. Giao tiếp qua chiếc màn hình máy tính hoặc điện thoại để trở nên quá quen thuộc nhưng việc truyền tải suy nghĩ, ý tưởng qua dưới hình thức tin nhắn, email hay thậm chí là cuộc gọi vẫn bị hạn chế ở một mặt nào đó mà không thể thay thế được việc kết nối trực tiếp với nhau.
Ngoài vấn đề công việc, làm việc tại nhà cũng khiến cho mọi người mất kết nối với nhau về mặt bạn bè. Dẫn đến việc nhiều người cảm thấy không thoải mái như khi làm việc chung ở công ty.
Giải pháp gợi ý: Hãy chủ động liên lạc, hỏi thăm đồng nghiệp một cách có ý nghĩa trong quá trình làm việc và kể cả sau giờ làm. Những câu chuyện cười ngắn, những buổi gọi điện video, chơi game chung hoặc uống bia, ăn vặt cùng nhau qua video ngoài giờ hành chính sẽ phần nào giúp xóa bỏ những khó khăn về mặt kết nối do hình thức làm việc tại nhà mang lại. Ai nói rằng Zoom hay Google Meet chỉ dùng để họp hành thôi nào?
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi cách chúng ta giao tiếp với nhau qua màn hình máy tính để làm tăng cảm giác “thật” hơn. Ví dụ như Gather.town – một ứng dụng văn phòng ảo, giúp người dùng thiết lập văn phòng tùy theo sở thích cá nhân để mỗi đồng nghiệp đều có cảm giác như vừa chơi game mà cũng vừa tương tác với nhau như “thật” vậy.
2. Sức khỏe tinh thần:
Vấn đề: Trong kết quả khảo sát của ITviec, các khó khăn về sức khỏe tinh thần chiếm đến 29.41%. chúng tôi nhận thấy những vấn đề mà IT Developer trong quá trình làm việc ở nhà gặp phải như “cảm giác tù túng”, “sự lo lắng thái quá”. Đây có thể là những biểu hiện đầu của tình trạng sức khỏe tinh thần thiếu lành mạnh.
Nguyên nhân dẫn đến việc giảm sút sức khỏe tinh thần này khả năng cao đến từ chính vấn đề 1 – không quản lý tốt thời gian, và 2 – mất kết nối với đồng nghiệp, khó quản lý kỳ vọng từ sếp và khách hàng, vừa nêu ở trên.
Đồng thời, những áp lực từ việc luôn phải tạo ra năng suất để cảm thấy bản thân mình “có ích” sẽ khiến IT Developer mệt mỏi dần qua thời gian.
Giải pháp gợi ý: Năng suất bền vững, lâu dài đòi hỏi sự cân bằng. Tinh thần làm việc chăm chỉ và cống hiến nên được xen kẽ với thời gian nghỉ ngơi để làm mới lại đầu óc, để bản thân thư giãn và không đụng phải “bức tường” ngăn trở hiệu suất.
Trong thời gian thư giãn, các IT Developer có thể thử những trò chơi coding như Code Monkey, CodeCombat, CodinGame,… để vừa nghỉ ngơi vừa luyện tập “tay nghề” mà không phải chịu bất kỳ áp lực nào cả.
Hoặc nếu bạn muốn thư giãn tuyệt đối, hãy tắt hết thiết bị điện tử xung quanh và tiến vào trạng thái “thiền”. Có nhiều cách để “thiền” mà không phải ngồi yên một chỗ đâu. Bạn có thể chơi đàn, tưới cây, nấu ăn, xếp tranh,… Chỉ cần bạn toàn tâm toàn ý với hoạt động mà bạn làm, đó đã gọi là thiền rồi. Hay như cách chúng ta tiến vào “the zone” mỗi khi tập trung code vậy đấy!
Nhìn chung, làm việc tại nhà có thể là một môi trường làm việc hiệu quả hơn so với hình thức làm việc tại văn phòng điển hình, tùy vào khả năng thiết lập sự sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn. Dưới sự hỗ trợ từ phía doanh nghiệp, tự bản thân Developer chúng ta cũng cần phải có những sự chuẩn bị tốt nhất để chủ động trong mọi tình huống có thể xảy ra.
Trong bài viết Nhân viên IT cần thay đổi thế nào để thích nghi với môi trường làm việc ở nhà?, ITviec đã đề cập đến vấn đề rằng làm việc ở nhà đang dần trở thành một phương thức làm việc “bình thường mới” khó tránh khỏi mà cả IT Developer và doanh nghiệp cần thay đổi chính mình để thích nghi. Đại dịch đến và đã thay đổi cách chúng ta làm việc nhưng nhờ vậy, chúng ta sẽ học được rất nhiều kỹ năng làm việc hiệu quả mới mà có thể áp dụng được ngay cả khi mọi việc đã trở lại như cũ.
Hãy chia sẻ những thông tin bổ ích trong bài viết này đến bạn bè và đồng nghiệp nhé!