Quy trình nghỉ việc là tập hợp các bước và thủ tục bạn cần thực hiện để ngừng làm việc tại một công ty. Trên hành trình theo đuổi sự nghiệp IT sẽ không ít lần bạn phải tiến hành quy trình nghỉ việc cho dù bạn nghỉ việc tự nguyện hoặc do công ty sa thải.
Để quy trình nghỉ việc (nếu bạn phải đối mặt) được diễn ra suôn sẻ nhất có thể, hãy cùng ITviec tìm hiểu những nội dung cần thiết sau:
- Vì sao nhân viên IT cần tuân thủ quy trình nghỉ việc chuẩn
- Các bước trong quy trình nghỉ việc chuẩn dành cho nhân viên IT
- Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình nghỉ việc đối với nhân viên IT
Vì sao nhân viên IT nên tuân thủ quy trình nghỉ việc chuẩn?
Việc tuân thủ quy trình nghỉ việc chuẩn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn về vấn đề nghỉ việc, đồng thời, giải quyết được công việc một cách suôn sẻ, được nhận đầy đủ các quyền lợi khi nghỉ việc và giữ được hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân.
Nếu nhân viên IT không tuân thủ quy trình nghỉ việc chuẩn thì có thể gây tổn hại đến quyền lợi xứng đáng được hưởng, chưa kể, có thể làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân, mạng lưới quan hệ, và cơ hội phát triển sự nghiệp sau này.
Dưới đây là một số lợi ích nhân viên IT có được khi tuân thủ quy trình nghỉ việc chuẩn và chuyên nghiệp (Theo: Jefferson Frank)
(Nhân viên IT cần tuân thủ quy trình nghỉ việc chuẩn. Nguồn ảnh: ITviec)
- Duy trì được network nghề nghiệp
Việc có được network rộng là lợi thế lớn trong sự nghiệp. Cho dù bạn thích hay không thích giao tiếp xã hội thì sự thật vẫn là: xây dựng được một network chuyên nghiệp là lợi thế lớn cho sự nghiệp của bạn.
Bằng cách duy trì mối quan hệ tích cực với các đồng nghiệp và công ty cũ, bạn có thể khai thác lợi ích từ mạng lưới kết nối của mình.
- Có nguồn reference tốt
Có được một lời giới thiệu tích cực từ đồng nghiệp cũ hoặc sếp cũ là vô giá đối với những ai đang tìm việc.
Theo một báo cáo từ The Wall Street Journal, reference là một trong những nguồn tốt nhất để thu thập thông tin liên quan đến người ứng tuyển. Tiến hành kiểm tra thông tin từ người tham khảo (reference check) có thể giúp nhà tuyển dụng xác định xem ứng viên có phù hợp hay không ngay từ đầu để tiết kiệm thời gian và công sức.
Những người nằm trong danh sách reference có thể xác thực các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, và cung cấp thêm thông tin chi tiết nếu có bất kỳ thắc mắc nào. Nói cách khác, có được reference uy tín có thể tạo nên lợi thế khác biệt, ảnh hưởng đến quyết định của nhà tuyển dụng và giúp bạn tăng cơ hội nhận được offer.
- Mở rộng cơ hội
Không có ngành nào phát triển nhanh hơn ngành công nghệ với những cơ hội việc làm mới xuất hiện mỗi ngày. Bằng cách nghỉ việc một cách thân thiện và chuyên nghiệp, bạn đang khéo léo nắm giữ và mở rộng các mối quan hệ – một trong những yếu tố mang đến nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn hơn trong tương lai.
Quy trình nghỉ việc chuẩn dành cho nhân viên IT
Quy trình nghỉ việc là một quy trình giúp nhân viên và công ty giải quyết toàn bộ, đầy đủ, và dứt điểm cho nhân viên khi họ rời khỏi công ty. Đối với nhân viên IT, việc tìm hiểu, thực hiện theo quy trình nghỉ việc chuẩn (cho dù công ty bạn có áp dụng hay không) là một điều cần thiết để giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp, đảm bảo được nhận đầy đủ các phúc lợi khi nghỉ việc, giữ được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cũ, và là tiền đề giúp bạn sớm tiếp cận với cơ hội mới.
Công ty hiện tại của bạn có thể đã có một bộ quy trình nghỉ việc cụ thể, trong đó nêu ra các quy định quan trọng về thời gian thông báo, quy trình thanh lý và nghĩa vụ hợp đồng. Bạn cần tìm hiểu quy trình nghỉ việc của công ty trước khi bắt đầu thực hiện các thủ tục.
Thời gian kể từ lúc bạn thông báo nghỉ việc cho đến khi bạn chính thức rời công ty thường đã được đề cập trong hợp đồng làm việc bạn đã ký. Nếu bạn không thể tìm thấy thời hạn thông báo trong hợp đồng ban đầu thì hãy hỏi phòng nhân sự để tìm thông tin này nhé!
Một khi đã chắc chắn về quyết định nghỉ việc, sau đây là các bước trong quy trình nghỉ việc bạn nên thực hiện:
1. Thông báo với quản lý và phòng nhân sự
Trước tiên, nhân viên IT nên nói chuyện với quản lý về ý định nghỉ việc của mình. Quản lý cần xem xét các tâm tư nguyện vọng của bạn, đưa ra những lời khuyên, đồng thời, họ cũng cần xác định sự ra đi của bạn sẽ ảnh hưởng đến công việc chung như thế nào.
Sau đó, bạn nên nói chuyện với bộ phận nhân sự để hỏi về các thông tin bạn chưa rõ trong quy trình nghỉ việc ở công ty, chẳng hạn: thời gian tối thiểu từ khi thông báo nghỉ việc đến khi rời đi, các quyền lợi bạn được hưởng khi nghỉ việc, các giấy tờ quan trọng cần ký…
Mỗi vị trí yêu cầu thời gian báo trước khác nhau nên hãy kiểm tra kỹ thông tin này trong hợp đồng lao động hoặc hỏi phòng nhân sự. Thông thường, thời gian thông báo của Junior Developer là 0 – 3 tuần, Senior Developer là 1 – 2 tháng, và Lead Developer hoặc Manager là 1 – 3 tháng tuỳ công ty.
Tham khảo việc làm chất trên ITviec:
Việc nói chuyện trước với quản lý và phòng nhân sự còn có mục đích giúp các bên cùng thảo luận về các vấn đề vướng mắc, giải pháp khắc phục, cho công ty một cơ hội để giữ chân nhân viên. Đồng thời, công ty cũng nắm bắt được vấn đề và tiến hành các công việc cần thiết để hỗ trợ nhân viên.
Sau bước này, nếu bạn vẫn muốn được ngưng làm việc tại công ty, bạn sẽ viết đơn xin nghỉ việc và nộp cho phòng nhân sự.
2. Viết đơn xin nghỉ việc
Sau khi đã thông báo với quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự, bạn sẽ viết đơn xin nghỉ việc. Trong đơn xin nghỉ việc cần có các nội dung sau:
- Giải thích lý do thôi việc
- Đề cập đến thời gian bàn giao của bạn (đã được đề cập trong hợp đồng làm việc ban đầu, hoặc xác nhận lại với phòng nhân sự)
- Lời cảm ơn công ty, quản lý và đồng nghiệp của bạn. Hãy cho họ biết rằng bạn đã tận hưởng thời gian ở công ty và cũng cảm thấy tiếc nuối khi rời đi
Ông Carlos Ledo, trợ lý tổng cố vấn và chuyên gia tư vấn nhân sự tại Engage PEO – một công ty cung cấp giải pháp nhân sự tại Mỹ, chia sẻ trên trang Fast Company: bạn nên soạn một thư nghỉ việc cẩn thận, thể hiện sự trân trọng và lòng biết ơn đối với công ty cũ, nơi đã trao cho bạn cơ hội để phát triển năng lực, và để ngỏ khả năng bạn có thể quay trở lại trong tương lai. Như vậy, bạn không đóng lại bất cứ một cánh cửa nào trong sự nghiệp của mình!
3. Nộp đơn xin nghỉ việc và xác nhận với phòng nhân sự
Khi bạn nộp đơn xin nghỉ việc đến phòng nhân sự có nghĩa là không còn đường lui. Vậy nên hãy suy nghĩ thật kỹ lưỡng lần cuối cùng để đảm bảo đây là việc bạn muốn làm.
Trước khi xác nhận ngày kết thúc công việc với phòng nhân sự, bạn nên tính lại ngày phép đã tích lũy trong thời gian làm việc.
Ví dụ: Nếu thời gian để thông báo và bàn giao công việc của bạn là 1 tháng và bạn đang còn 10 ngày phép, thì bạn có thể rời đi sớm hơn không? Hoặc bạn có được nhận tiền quy đổi từ những ngày phép chưa dùng đến hay không?…
4. Bàn giao công việc
Trong thời gian bàn giao công việc, bạn cần chuẩn bị các tài liệu có liên quan để bàn giao cho người thay thế. Bạn và người được chỉ định thay thế bạn (hoặc các đồng nghiệp trong nhóm, nếu chưa xác định được người thay thế) có thể sẽ trải qua một số phiên bàn giao để hiểu rõ hơn về những công việc bạn đang đảm trách; từ đó đảm bảo tổ chức vận hành bình thường khi bạn rời đi.
Các phiên bàn giao này rất có giá trị đối với bất kỳ ai được yêu cầu đảm nhận công việc của bạn. Bạn nên cố gắng đặt mình vào vị trí của người sẽ thay thế mình để phổ biến các thông tin hữu ích cho họ trong vai trò mới.
Ngoài ra, phòng nhân sự cũng sẽ gửi cho bạn những hạng mục cần phải bàn giao như trang thiết bị, tài khoản, dữ liệu…
5. Thanh lý hợp đồng
Sau khi đã bàn giao công việc và các hạng mục khác theo yêu cầu, bước cuối cùng là thanh lý hợp đồng và nhận về các quyền lợi khi nghỉ việc như tiền lương, bảo hiểm, trợ cấp…
(Người lao động cần lưu giữ cẩn thận các tài liệu liên quan đến quy trình nghỉ việc của mình. Nguồn ảnh: Shutterstock)
Để bảo vệ quyền lợi của mình, nhân viên IT cần lấy về các giấy tờ và hoàn tất các thủ tục sau:
- Giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng (một trong các giấy tờ được liệt kê dưới đây):
- Hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động
- Quyết định thôi việc
- Quyết định sa thải
- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc
- Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
- Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp
- Giấy xác nhận của doanh nghiệp về việc chấm dứt hợp đồng lao động với các thông tin về người lao động, loại hợp đồng lao động đã ký, lý do, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động…
2. Sổ bảo hiểm xã hội sau khi đã chốt thời gian đóng
3. Những khoản tiền nhân viên IT được hưởng khi nghỉ việc
- Tiền lương chưa được thanh toán
- Tiền trợ cấp thôi việc
Căn cứ Khoản 1, Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, nếu làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng cho doanh nghiệp, người lao động sẽ được chi trả trợ cấp thôi việc khi nghỉ việc.
- Tiền phép năm chưa nghỉ hết
Theo khoản 3, Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết mà phải nghỉ việc thì người lao động sẽ được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ, cụ thể như sau: Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì người lao động sẽ được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
- Tiền trợ cấp thất nghiệp
Tiền trợ cấp thất nghiệp sẽ do quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) chi trả cho người lao động đủ điều kiện hưởng. Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp được tính theo số tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp, cứ đóng đủ 12 – 36 tháng thì được hưởng 03 tháng trợ cấp, sau đó, cứ đóng đủ thêm 12 tháng thì được hưởng thêm 01 tháng trợ cấp nhưng tối đa không quá 12 tháng.
(Nguồn: Luật sư X)
5 lưu ý khi nghỉ việc đối với nhân viên IT
1. Hãy nghỉ việc một cách chuyên nghiệp
Cho dù bạn nghỉ việc tự nguyện hay bị sa thải thì việc tuân thủ quy trình nghỉ việc một cách chuyên nghiệp cho đến ngày cuối cùng sẽ giúp bạn nhận được đầy đủ quyền lợi, giữ gìn hình ảnh và uy tín của bản thân.
Bên cạnh bàn giao công việc bạn phụ trách, hãy nhớ bàn giao đầy đủ các thiết bị, tài khoản, dữ liệu của công ty… Và đừng quên dành sự trân trọng cũng như lòng biết ơn đối với sếp hay đồng nghiệp cũ; gửi thư hoặc email cảm ơn là điều bạn nên làm.
Bên cạnh đó, việc cập nhật trạng thái tìm việc/chia sẻ niềm vui khi có công việc mới trên mạng xã hội được nhiều nhân viên áp dụng và các công ty nhân sự cũng khuyến khích điều này.
Theo Lana Peters, phó chủ tịch khu vực Châu Mỹ của HiBob, một công ty HR-tech có 700 nhân viên toàn cầu, cho biết: “Việc ăn mừng điều gì đó mới mẻ không có gì sai cả! Cho dù bạn đã tìm được một công việc mới, hay bạn vẫn đang còn tìm việc, hoặc đơn giản là bạn chỉ đang nghỉ ngơi và dành thời gian để đánh giá lại những gì bạn muốn trong cuộc sống để tiếp tục tiến về phía trước, thì việc chia sẻ và ăn mừng điều đó trên mạng xã hội là hoàn toàn ổn”.
Khi đăng một bài viết về sự kiện nghỉ việc/có công việc mới lên mạng xã hội, hãy viết về những điều tích cực và các giá trị bạn đã học hỏi được, cũng như xem đây là cơ hội tốt để cảm ơn sếp và đồng nghiệp cũ đã cho bạn cơ hội để làm việc và học hỏi, Peters gợi ý. Ngay cả khi trải nghiệm thực tế của bạn không hoàn toàn tích cực thì vẫn luôn có điều gì đó có giá trị bạn đã học hỏi được.
2. Có kế hoạch bàn giao công việc rõ ràng
Ngay sau khi nộp đơn xin nghỉ việc, hãy lên lịch gặp quản lý và các developers khác trong nhóm để thảo luận về các dự án bạn đang phụ trách, vai trò của bạn trong các dự án đó, và nên bàn giao như thế nào cho hiệu quả.
Trong giai đoạn này, bạn không nên tham gia vào các nhiệm vụ mới vì có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch bàn giao của bạn. Bạn nên nhắc quản lý tránh giao thêm việc mới (task mới) cho mình.
Developers có thể tạo một số nhiệm vụ cần bàn giao trong công cụ quản lý dự án của công ty (ví dụ: Jira) để cả nhóm cùng thấy, chẳng hạn:
- Xuất bản tất cả mã code lên Git
- Thêm nhận xét vào các mã code hiện có để làm rõ định hướng phát triển kỹ thuật
- Ghi lại các quy trình xây dựng (build processes), phát triển ứng dụng/phần mềm
- Thêm thông tin bổ sung vào Wiki của công ty (ví dụ: Confluence)
- Lên lịch các phiên bàn giao với nhóm
Liên quan đến giấy tờ khi nghỉ việc, bạn cần lưu giữ cẩn thận các tài liệu liên quan đến quy trình nghỉ việc của mình như ITviec đã liệt kê ở mục “Thanh lý hợp đồng” bên trên, gồm: giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng, sổ bảo hiểm xã hội sau khi đã chốt thời gian đóng, kê khai thuế thu nhập cá nhân…
3. Không tiết lộ thông tin và dữ liệu của công ty cho các đơn vị khác
Hầu hết các công ty IT đều yêu cầu nhân viên ký các thỏa thuận không tiết lộ (Non-Disclosure Agreement) để bảo mật thông tin và dữ liệu cho công ty. Điều tối kỵ mà bạn cần phải nắm rõ nếu không muốn vướng vào các rắc rối pháp lý, cũng như giữ gìn sự uy tín của chính mình, là tuyệt đối không vi phạm các quy định, điều kiện, điều khoản về bảo mật thông tin đã ký trong hợp đồng hay bất kỳ thỏa thuận nào với công ty.
4. Không nói xấu sếp/công ty khi đã quyết định nghỉ việc
Cho dù bạn rời đi vì lý do gì thì đó gần như chắc chắn là sự lựa chọn đúng đắn của bạn. Đừng sống với tiếc nuối hay bất kỳ cảm xúc tiêu cực nào!
Ngược lại, một số nhân viên IT sẽ cảm thấy nhớ và bắt đầu hồi tưởng về “khoảng thời gian tươi đẹp” ở công ty, điều này có thể kìm chân bạn tiến lên phía trước. Hãy tự hiểu rằng bạn đã đưa ra quyết định đúng đắn, và bạn nghỉ việc là để cải thiện sự nghiệp và/hoặc sức khỏe tinh thần của mình.
5. Đảm bảo tài chính dự phòng khi nghỉ việc
(Bạn nên có nguồn tài chính dự phòng cho đến khi tìm được việc làm mới. Nguồn ảnh: Storyset.com)
Tài chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất bạn cần cân nhắc kỹ khi quyết định nghỉ việc. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi quyết định nghỉ việc để không tự đẩy mình vào thế khó. Một số câu hỏi bạn có thể cân nhắc như sau:
- Bạn đã có công việc mới chưa?
- Bạn có đang phải trả khoản vay nào không?
- Chế độ bảo hiểm thất nghiệp bạn có thể được nhận là gì?
- Bạn có quyền lợi tài chính nào đặc biệt ở công ty hiện tại không?
Ví dụ: Bạn nhận được cổ phiếu/cổ phần (Stock/Share Option) trong công ty vì những đóng góp nổi bật
Với những chia sẻ vô cùng chi tiết phía trên, ITviec tin rằng bạn đã chắc chắn hơn với quyết định sự nghiệp của riêng mình.
Thực hiện đầy đủ và chuyên nghiệp quy trình nghỉ việc ở công ty hiện tại có thể là điểm kết thúc cho một chặng đường nỗ lực suốt thời gian qua, nhưng cũng đồng thời là mở đầu cho những cơ hội việc làm/cơ hội thăng tiến phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp bạn vẫn từng ngày theo đuổi. Chúc bạn nhiều thành công trên chặng đường mới nhé!
Bạn thấy bài viết hay và hữu ích? Đừng ngại Share với bạn bè và đồng nghiệp nhé.
Và nhanh tay tham khảo việc làm IT “chất” trên ITviec!