Project Manager hay Quản lý dự án là vị trí ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm trong lĩnh vực Phát triển phần mềm nói riêng và trong thị trường lao động nói chung. Để có thể bắt đầu và phát triển trong ngành nghề này, bạn sẽ có nhiều thứ cần chú ý và tập trung để có thể mở ra cơ hội cho bản thân với một lộ trình trở thành Project Manager trong ngành IT toàn diện và chi tiết.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu:

  • Vai trò của Project Manager
  • Lộ trình trở thành Project Manager: Các kiến thức và kỹ năng một Project Manager cần có
  • Lộ trình phát triển của một Project Manager 
  • Các chứng chỉ Project Manager cần thiết

Giới thiệu về vai trò của Project Manager

Project Manager là gì?

Project Manager là người dẫn dắt các dự án từ khâu lên kế hoạch cho đến khi hoàn thành, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Họ tập hợp các nguồn lực cần thiết, kết nối các thành viên trong nhóm và làm việc để cải thiện liên tục. Project Manager liên kết công việc hàng ngày với các mục tiêu rộng hơn của công ty và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.

Trách nhiệm của một Project Manager

Project Manager phải đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau để dẫn dắt một dự án vượt qua các trở ngại và thay đổi. Một số trách nhiệm thường thấy cho vai trò này có thể kể đến như:

  • Lập kế hoạch dự án: Project Manager khởi đầu quy trình lập kế hoạch, định rõ phạm vi, mục tiêu và mục đích của dự án. Họ phát triển kế hoạch chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ, nguồn lực, thời gian và kết quả đầu ra.
  • Phối hợp team: Project Manager tập hợp và điều hành các nhóm dự án, phân công nhiệm vụ dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên. Họ thúc đẩy sự hợp tác, giải quyết xung đột và dẫn dắt các cuộc họp nhóm hiệu quả.
  • Quản lý rủi ro: Project Manager nhận diện rủi ro tiềm tàng, phân tích ảnh hưởng và phát triển các chiến lược giảm thiểu để giảm thiểu sự gián đoạn đến tiến độ, chất lượng và ngân sách của dự án.
  • Giám sát ngân sách: Project Manager ước tính chi phí, thiết lập ngân sách, theo dõi chi tiêu và điều chỉnh khi cần thiết để giữ dự án trong giới hạn tài chính.
  • Giao tiếp với khách hàng: Project Manager duy trì giao tiếp mở và minh bạch với khách hàng và các bên liên quan, cung cấp các cập nhật và sử dụng phản hồi để điều chỉnh phạm vi dự án.
  • Duy trì tiêu chuẩn chất lượng: Project Manager triển khai các quy trình kiểm soát chất lượng để đảm bảo các kết quả đầu ra đạt tiêu chuẩn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Đọc thêm: PM là gì? Công việc của PM là gì trong một dự án?

Những kiến thức cần có trong lộ trình trở thành Project Manager trong ngành IT

Xác định kỹ năng quản lý dự án bạn đã có

Nếu bạn đã từng lập kế hoạch, lãnh đạo, lập ngân sách, lên lịch hoặc ghi chép tiến độ của một dự án, bạn đã thực hiện một số yếu tố của quản lý dự án. Những kinh nghiệm như tổ chức sự kiện, cải thiện nơi làm việc hoặc điều phối tình nguyện viên đều có thể được coi là quản lý dự án.

Xây dựng kinh nghiệm quản lý dự án

Nhiều Project Manager bắt đầu từ các vị trí không quản lý trong một nhóm. Ví dụ, Project Manager IT có thể làm việc vài năm với vai trò IT Associate hoặc Business Analyst. Vai trò của họ mở rộng khi họ tích lũy chuyên môn, đảm nhận nhiệm vụ quản lý và phát triển kỹ năng tổ chức.

Hiểu quy trình và công việc phát triển sản phẩm

Để trở thành một Project Manager thành công, việc hiểu quy trình và công việc phát triển sản phẩm là vô cùng quan trọng. Project Manager cần nắm rõ vai trò của Developer, Tester, QA và QC để có thể điều hành dự án một cách hiệu quả. Thông qua tham gia các cuộc họp kỹ thuật và trao đổi thường xuyên với các thành viên, Project Manager có thể đảm bảo tiến độ công việc và giải quyết các vấn đề kỹ thuật kịp thời. 

Tuy nhiên, Project Manager không nên can thiệp quá sâu vào công việc chuyên môn của Developer hay QA/QC, tránh “giẫm chân” vào trách nhiệm của Product Manager, mà chỉ cần đủ hiểu để có thể điều hành dự án một cách hiệu quả. Việc này giúp tăng cường sự hợp tác trong nhóm và đảm bảo sản phẩm đạt được các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng một cách chính xác.

Bạn có thể phát triển các kỹ năng này bằng cách tham gia các khóa học, học lấy chứng chỉ, hoặc thực hành chúng trong công việc. 

Thuần thục các công cụ quản lý dự án

Những giải pháp phần mềm quản lý dự án  giúp tối ưu hóa lịch trình công việc, phân bổ tài nguyên, theo dõi ngân sách và tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên nhóm. Ngoài ra, chúng còn hỗ trợ giao tiếp, chia sẻ tài liệu và cập nhật thời gian thực và hiệu suất trong thực hiện dự án. 

Do đó, các Project Manager cần thành thạo các công cụ quản lý dự án giúp để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án hoàn thành một cách thành công, đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Dưới đây là một số công cụ mà các Project Manager cần sử dụng thành thạo:

  • Asana (Web, iOS, Android)
  • ClickUp (Web, iOS, Android)
  • Wrike (Web, Windows, Mac, iOS, Android)
  • ActiveCollab (Web, Windows, macOS, iOS, Android)
  • Airtable (Web, iOS, Android)
  • Jira (Web, iOS, Android)
  • Height (Web, Mac)

Nâng cao hồ sơ xin việc của bạn

Khi bạn tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng, hãy dành thời gian nâng cao hồ sơ của mình. Xem qua các danh sách công việc quản lý dự án từ cấp độ đầu vào đến cao cấp để biết các yêu cầu của công ty.

Nổi bật các bằng cấp của bạn phù hợp với yêu cầu công việc và làm nổi bật chúng trên hồ sơ của bạn. Sử dụng các động từ hành động để mô tả các nhiệm vụ bạn đã thực hiện và khi có thể, nhấn mạnh bất kỳ kết quả định lượng nào.

Tìm kiếm các vị trí cấp độ đầu vào

Không chỉ có thể tiến lên từ bên trong nhóm, nhiều Project Manager bắt đầu từ các vị trí tổ chức cấp độ đầu vào để xây dựng kỹ năng chính. Hãy tìm kiếm các vị trí sau:

  • Điều phối viên dự án
  • Điều phối viên vận hành
  • Trợ lý quản lý dự án
  • Junior Project Manager
  • Trợ lý vận hành
  • Trợ lý hành chính
  • Scrum Master
  • Có thể chuyển ngạch từ các vị trí chuyên ngành IT: Lập trình viên, Tester, Business Analyst,…

Những kỹ năng mềm mà Project Manager trong ngành IT cần có

  • Giao tiếp: Công việc của Project Manager thường liên quan đến việc giao tiếp với nhiều bên liên quan như khách hàng, quản lý, và các thành viên trong nhóm. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp xây dựng niềm tin và sự đồng thuận trong dự án.
  • Lãnh đạo: Project Manager sử dụng kỹ năng lãnh đạo để định hình và hướng dẫn nhóm đạt được mục tiêu dự án. Điều này bao gồm việc truyền đạt tầm nhìn, động viên, và giải quyết xung đột.
  • Ra quyết định: Kỹ năng ra quyết định giúp Project Manager xác định và thực hiện các quyết định quan trọng trong dự án, đảm bảo tuân thủ tiến độ và ngân sách.
  • Giải quyết vấn đề: Trong quá trình quản lý dự án, Project Manager phải đối mặt với nhiều thách thức và vấn đề. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp họ xác định, đánh giá, và giải quyết các khó khăn một cách hiệu quả.
  • Quản lý xung đột: Project Manager cần giải quyết các xung đột và bất đồng trong nhóm một cách hiệu quả. Kỹ năng này giúp họ dẫn dắt cuộc trò chuyện và tìm ra các giải pháp có lợi cho dự án.
  • Động viên: Một Project Manager giỏi cần biết cách tạo và thúc đẩy động lực cho thành viên nhóm làm việc hết sức mình, đặc biệt là trong những tình huống khó khăn. Bằng cách thiết lập các nguyên tắc phần thưởng, cung cấp phản hồi tích cực và khích lệ các cột mốc quan trọng, họ sẽ duy trì sự phấn đấu của nhóm suốt quá trình dự án.
  • Xây dựng mối quan hệ: Project Manager tạo ra mối quan hệ chặt chẽ với thành viên trong nhóm và khách hàng, thúc đẩy sự tôn trọng và tin tưởng. Họ sử dụng trí tuệ cảm xúc để giải quyết xung đột và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
  • Cân bằng và chăm sóc bản thân: Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân giúp Project Manager duy trì hiệu suất cao. Thực hành chăm sóc bản thân giúp tránh sự kiệt sức và tăng cường hiệu quả làm việc.
  • Tổ chức: Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ giúp Project Manager  duy trì đúng tiến độ và đảm bảo sự rõ ràng trong công việc. Họ quản lý nhiệm vụ, nguồn lực, tiến độ và ngân sách một cách cẩn thận.
  • Quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả giúp Project Manager đạt được mục tiêu dự án trong kỳ vọng về thời gian. Họ thiết lập tiến độ, ưu tiên nhiệm vụ và hỗ trợ thành viên nhóm để duy trì tiến trình làm việc mạch lạc.

Các chứng chỉ quản lý dự án cần thiết

Để có thể tiến nhanh hơn trong lộ trình trở thành Project Manager và phát triển sự nghiệp của bạn, các chứng chỉ sau đây có thể mở ra nhiều cơ hội hơn đồng thời giúp nâng cấp những kỹ năng và kiến thức của bạn trong lĩnh vực quản lý dự án. Đây là những chứng chỉ nhận được sự công nhận rộng rãi, được cấp bởi các tổ chức uy tín hàng đầu trên thế giới.

Tiêu Chí Project Management Professional (PMP) Certified Associate in Project Management (CAPM) PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)
Nội Dung Chứng chỉ Chứng chỉ chuyên sâu về quản lý dự án và các kỹ năng liên quan Cơ bản về quản lý dự án và kế hoạch dự án Kiến thức về quản lý dự án theo phương pháp Agile
Yêu cầu 36 tháng kinh nghiệm (với bằng cử nhân) hoặc 60 tháng (với bằng cấp trung học), và hoàn thành 35 giờ đào tạo Bằng cấp trung học và 23 giờ đào tạo 21 giờ đào tạo về Agile, 1 năm kinh nghiệm dự án trong 5 năm gần đây, và ít nhất 8 tháng kinh nghiệm dự án Agile trong 3 năm gần đây
Chi phí $575 nếu không phải thành viên PMI, $284 cho thành viên PMI $210 nếu không phải thành viên PMI, $158 cho thành viên PMI $347 nếu không phải thành viên PMI, $305 cho thành viên PMI
Phí gia hạn $105 nếu không phải thành viên PMI, $42 cho thành viên PMI $150 cho không thành viên PMI, $60 cho thành viên PMI Phí duy trì là $60 nếu không phải là thành viên PMI, $42 cho thành viên PMI
Thời hạn chứng chỉ 3 năm 3 năm 3 năm
Phù hợp cho Những chuyên gia muốn nâng cao kỹ năng quản lý dự án Những người mới bắt đầu muốn phát triển kỹ năng quản lý dự án Các quản lý dự án muốn tiếp tục áp dụng Agile trong công việc

Ngoài ra bạn còn có thể tham khảo một số chứng chỉ khác, tùy vào mục tiêu của bạn như:

  • Disciplined Agile
  • Professional in Business Analysis (PMI-PBA)
  • Program Management Professional (PgMP)®

Đọc thêm: Chứng chỉ PMP A-Z: Tổng quan chứng chỉ và Cách thức đăng kí thi

Lộ trình trở thành Project Manager và hướng phát triển trong ngành IT

Bắt đầu từ công việc thực tế trong ngành IT

Một Software Developer hoàn toàn có khả năng trở thành một Project Manager, vì khi bắt đầu từ những vị trí tiếp xúc trực tiếp với dự án, bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình làm việc. Làm việc trong ngành giúp bạn hiểu rõ về công việc, cảm thông với đồng nghiệp và biết cách tiếp cận dự án.

Tuy nhiên, một mẹo nhỏ cho các Developer hay Tester khi trở thành Project Manager là hãy tập trung vào việc giải quyết vấn đề, nâng cao những kỹ năng cần thiết, không sa đà vào chuyên môn đã biết và hạn chế tối thiểu thời gian cho những thứ không phục vụ lộ trình bạn hướng đến.

Đạt được công việc quản lý dự án cấp đầu vào

Những vị trí này giúp Project Manager lập kế hoạch và giám sát thành công của một dự án. Trước khi trở thành Project Manager, hãy dành thời gian trở thành “cánh tay phải” của họ.

Một vị trí quản lý dự án cấp thấp hơn như Assistant Project Manager, Associate Project Manager, Scrum Master, Product Owner, v.v. Được trải nghiệm qua những vị trí này, bạn sẽ có thêm kiến thức về quản lý dự án và tăng cường kinh nghiệm của bạn trước khi đến với vị trí Project Manager.

Bước vào vai trò Project Manager

Khi bắt đầu trở thành một Project Manager, bạn sẽ bắt đầu đảm nhận những trách nhiệm như lập kế hoạch và thực hiện các dự án, cải thiện quy trình làm việc, phát triển tính năng, sản phẩm mới… Với những kinh nghiệm đã có từng những vị trí trước đó, bạn hoàn toàn có thể tiến xa hớn sau khi đạt đến vị trí Project Manager. 

Trở thành một Project Manager cấp cao

Có được kinh nghiệm thực tiễn trong việc quản lý các loại dự án khác nhau sẽ là cách chính để bạn tiến vào vị trí Senior Project Manager. Vị trí này sẽ giúp bạn thực hiện các dự án lớn hơn, phức tạp hơn và thời gian lâu dài hơn. Ở vị trí này, đôi khi bạn cũng sẽ cần một người có thể hỗ trợ bạn sắp xếp và giám sát tiến độ công việc.

Đọc thêm: Lương Project Manager 2024 và những cách để tăng lương PM

Tiến lên thành Giám đốc quản lý dự án (Project Management Office)

là một vị trí có cấp độ khá cao trong lộ trình phát triển của một Project Manager. Họ sẽ đảm nhận việc lên chiến lược, giám sát thực hiện cho một phân hệ quản lý dự án của doanh nghiệp, tổ chức. Giám đốc quản lý dự án còn phải cân bằng việc thực hiện các mục tiêu của dự án và của tổ chức sao cho phù hợp và tối ưu nhất có thể.

Tất nhiên, bạn sẽ cần nhiều năm kinh nghiệm quản lý, cộng với những phẩm chất lãnh đạo xuất sắc, như giao tiếp, giải quyết vấn đề và khả năng ảnh hưởng đến người khác để có thể tiến đến vị trí này.

Trở thành Giám đốc điều hành (COO)

Vị trí gần như là cao nhất trong lộ trình phát triển này, Giám đốc điều hành của một doanh nghiệp sẽ triển khai các chiến lược mới trên toàn bộ doanh nghiệp. Bạn sẽ cần có kinh nghiệm phong phú trong việc xây dựng và quản lý các nhóm, và có năng lực kinh doanh mạnh mẽ. Việc học và có bằng cấp (như Thạc sĩ) cũng có thể giúp bạn học được các kỹ năng kinh doanh để thành công ở cấp cao.

Các câu hỏi thường gặp về Lộ trình trở thành Project Manager

Cần mang theo “hành trang” gì trên lộ trình trở thành Project Manager?

Trước khi có được chứng chỉ Project Management Professional (Project Manager), một Project Manager cần ít nhất có thái độ bình tĩnh, khả năng điều phối hoạt động dự án & báo cáo tiến độ một cách đơn giản từ các bên liên quan khác nhau. Họ cũng nên theo dõi số giờ đã dành cho việc quản lý dự án, vì thống kê này cũng là một yêu cầu của chứng chỉ.

Tôi có thể trở thành Project Manager mà không có kinh nghiệm không?

Mặc dù hầu hết các vai trò yêu cầu một số kinh nghiệm, ai cũng phải bắt đầu từ đâu đó. Nếu bạn muốn chuyển sang vai trò quản lý dự án, hãy xác định những phần trong lịch sử công việc của bạn mà bạn có kinh nghiệm về giao tiếp, lập kế hoạch, lập ngân sách và quản lý.

Để trở thành Project Manager trong ngành IT có cần học từ ngành IT không?

Theo Báo cáo Lương IT của ITviec, khoảng 80% Project Manager tham gia khảo sát đều có học vấn liên quan đến ngành IT. Tuy nhiên, khoảng 20% còn lại thì đều có bằng cấp trong những lĩnh vực khác, và họ đến vị trí này nhờ những khóa học ngắn hạn, hoặc học qua đồng nghiệp và bạn bè.

Đọc thêm: Khóa học Project Management: Top 6 khóa học quản lý dự án 2024

Tổng kết Lộ trình trở thành Project Manager

Đối với nhiều người mới bắt đầu, việc trở thành một Project Manager có thể là một bước quan trọng trên con đường sự nghiệp của họ. Tuy nhiên, việc hiểu rõ về lộ trình trở thành Project Manager và các bước cần thiết để đạt được mục tiêu này có thể là một thách thức. Qua bài viết này, hy vọng rằng bạn đã hiểu được các bước cơ bản để trở thành một người quản lý dự án và có thêm niềm đam mê để tiến xa hơn trong sự nghiệp của mình. Hãy tiếp tục học hỏi, phát triển kỹ năng và luôn tự tin bước đi trên con đường của mình.