Thực tế, quản lý thời gian là một trong các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc mà nhà tuyển dụng quan tâm nhất. Theo Báo cáo Lương và Thị trường Tuyển dụng IT, “Thời gian xử lý bug” và “Thời gian phát hành sản phẩm” lần lượt xếp thứ 2 (với 42,9%) và thứ 4 (với 28,6%) trong 5 chỉ số hiệu suất mà doanh nghiệp ưu tiên cải thiện nhiều nhất. Điều này cho thấy, một chuyên gia IT với kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ được nhà tuyển dụng, doanh nghiệp săn đón hơn.
Xu hướng làm việc từ xa, freelance hay cộng tác toàn cầu phát triển, đòi hỏi nhân sự IT phải quản lý thời gian tốt. Khi biết cách dùng thời gian hiệu quả, bạn sẽ tập trung hơn, ra quyết định nhanh hơn và hoàn thành nhiều việc hơn mà vẫn duy trì chất lượng công việc. Vì vậy, trong bài viết này, ITviec sẽ giúp bạn nắm vững:
- Những khái niệm quan trọng cần biết về kỹ năng quản lý thời gian
- Các kỹ thuật quản lý thời gian dành cho người làm IT
- Bộ công cụ quản lý thời gian dành cho người làm IT
Những khái niệm quan trọng về quản lý thời gian mà người làm IT cần biết
Quản lý stakeholder
Trong mỗi dự án, Lập trình viên sẽ làm việc với nhiều bên liên quan như: khách hàng, Tester, PM hoặc team khác. Biết cách giao tiếp, cập nhật tiến độ, thu thập phản hồi và xử lý kỳ vọng của họ đúng lúc là một phần quan trọng của quản lý thời gian. Làm tốt sẽ giúp bạn tránh trường hợp làm lại vì hiểu sai yêu cầu hoặc bàn giao sai thời điểm.
Phát sinh phạm vi công việc (Scope creep)
Scope creep xảy ra khi phạm vi dự án mở rộng liên tục trong quá trình triển khai. Nguyên nhân có thể đến từ thông tin mới, thay đổi yêu cầu, hiểu sai thông tin ban đầu hoặc các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Để kiểm soát tình trạng này, hầu hết các dự án đều cần một quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch.
Đường găng (Critical Path) và Chuỗi găng (Critical Chain)
- Đường găng (Critical Path): Là chuỗi công việc dài nhất và không thể trì hoãn trong dự án, quyết định thời gian hoàn thành tối thiểu của toàn bộ dự án. Nếu bất kỳ công việc nào trên đường găng này bị chậm, cả dự án sẽ chậm theo.
- Chuỗi găng (Critical Chain): Là phiên bản thực tế của Đường găng, thường kéo dài hơn do có tính đến các yếu tố về con người và giới hạn nguồn lực (ví dụ: developer không thể làm 2 việc cùng lúc).
Làm song song (Fast-tracking)
Fast-tracking là chiến lược rút ngắn thời gian bằng cách thực hiện song song các task vốn dĩ thường được làm tuần tự. Tuy nhiên, điều này chỉ khả thi khi các đầu việc không phụ thuộc trực tiếp vào nhau và tài nguyên thực hiện sẵn có.
Chia sẻ nguồn lực (Shared resources)
Là tình huống nhân sự IT phải tham gia nhiều dự án cùng lúc, thường xảy ra khi công ty không đủ nhân sự chuyên trách hoặc một dự án chỉ cần chuyên môn trong thời gian ngắn.
Các kỹ thuật quản lý thời gian dành cho người làm IT
Dù có nhiều phương pháp khác nhau, phần lớn việc phát triển các kỹ năng quản lý thời gian đều xoay quanh 4 nguyên tắc cốt lõi được nhà nghiên cứu Brad Aeon – Chuyên gia nghiên cứu về quản lý thời gian đề xuất:
- Tổ chức thời gian: Xây dựng lịch trình rõ ràng, danh sách công việc cụ thể
- Bảo vệ thời gian: Biết đặt ranh giới, nói “không” đúng lúc
- Tối ưu thời gian: Ưu tiên việc quan trọng, tránh dàn trải
- Hiểu rõ thời gian: Ghi lại quá trình làm việc, liên tục đánh giá để cải thiện
Ma trận Eisenhower
“Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Cấp bách thì không quan trọng, và quan trọng thì không bao giờ cấp bách.“
– Dwight D. Eisenhower, vị tướng 5 sao trong Thế chiến thứ II và là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, nổi tiếng với khả năng làm việc hiệu quả và tư duy quản lý thời gian sắc bén từng nói.
Dựa theo đó, Eisenhower Matrix – được đặt theo tên ông, là một công cụ phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí:
- Khẩn cấp: Cần được xử lý ngay lập tức để tránh hậu quả rõ ràng
- Quan trọng: Không yêu cầu hành động tức thì nhưng đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu dài hạn.
Khi biết cách phân biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể bắt đầu phân chia các nhiệm vụ của mình thành bốn phần tư của Ma trận Eisenhower.
Ma trận này chia công việc thành 4 nhóm:
| Nhóm | Mô tả | Ví dụ với Developer | Hành động |
| 1 | Khẩn cấp & Quan trọng | Production lỗi, hệ thống gặp sự cố bảo mật | Xử lý ngay |
| 2 | Quan trọng nhưng không khẩn cấp | Refactor code, nâng cấp kỹ năng, giảm technical debt | Lên lịch thực hiện |
| 3 | Khẩn cấp nhưng không quan trọng | Trả lời email, fix bug nhỏ không ảnh hưởng hệ thống | Uỷ quyền hoặc trì hoãn |
| 4 | Không khẩn cấp & không quan trọng | Họp không mục đích, lướt Slack, kiểm tra tool không cần thiết | Loại bỏ |
Với môi trường phát triển phần mềm luôn quá tải, Eisenhower Matrix giúp dân IT tránh bị tốn thời gian bởi những việc tưởng là gấp nhưng lại không thực sự quan trọng. Từ đó tập trung vào công việc tạo ra giá trị cao hơn.
Kỹ thuật lập sơ đồ tư duy (mind map)
Sơ đồ tư duy là hình ảnh trực quan về các nhiệm vụ, suy nghĩ hoặc dự án của bạn theo cách dễ hiểu. Khi áp dụng vào quản lý thời gian, mind map chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước cụ thể. Việc này làm rõ các bước cần làm, mối liên hệ giữa các đầu việc và giúp xác định thứ tự ưu tiên.
Mind map đặc biệt hữu ích khi bạn cần lên kế hoạch học một công nghệ mới, phân tích backlog phức tạp hoặc brainstorm giải pháp cho dự án.
Ví dụ, bạn muốn học lập trình Golang đơn giản, bạn vẽ ra các khái niệm cơ bản cần phải nắm của Golang như sau:
Từ sơ đồ này, bạn sẽ dễ dàng:
- Ưu tiên hợp lý: Biết học gì trước, tránh lan man.
- Tối ưu thời gian: Tập trung đúng trọng tâm.
- Theo dõi tiến độ: Đánh dấu những phần đã học.
Với một sơ đồ rõ ràng, bạn sẽ chủ động hơn trong quá trình học và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Quy tắc Pareto
Quy tắc Pareto, còn gọi là quy tắc 80/20, chỉ ra rằng 20% nỗ lực của bạn tạo ra 80% kết quả. Ngược lại, 20% công việc còn lại có thể tiêu tốn đến 80% công sức để hoàn thành.
Khi áp dụng vào quản lý thời gian, nguyên tắc này giúp bạn tập trung vào những công việc tạo ra giá trị lớn nhất, thay vì phân tán năng lượng cho mọi đầu việc một cách đồng đều.
Ví dụ:
- Ưu tiên theo dõi đường găng khi dự án phức tạp và thời gian hạn hẹp
- Tập trung xử lý một lỗi nghiêm trọng thay vì sửa tạm nhiều lỗi nhỏ
- Lập kế hoạch chi tiết và làm việc với stakeholder trước khi bắt tay vào thực thi
Lưu ý, hãy áp dụng Pareto một cách linh hoạt, tỷ lệ 80/20 có thể thay đổi theo bối cảnh. Để đảm bảo công việc vận hành trơn chu, đừng bỏ qua các đầu việc nhỏ như xử lý hành chính hoặc phản hồi email.
Chi tiết cách Quy tắc 80/20 được áp dụng để tối ưu kỹ năng giải quyết vấn đề như thế nào.
Kỹ thuật GTD (Getting Things Done)
Getting Things Done (GTD) được phát triển với triết lý cốt lõi: “Bộ não của bạn dùng để suy nghĩ, không phải để ghi nhớ.” Thay vì phải nhớ mọi thứ trong đầu, bạn ghi hết công việc, ý tưởng, ghi chú… ra sổ tay hoặc ứng dụng. Nhờ đó, bạn không bị phân tâm mà có thể tập trung làm từng việc một cách rõ ràng.
Phương pháp này gồm 5 bước:
- Ghi lại: Ghi xuống mọi ý tưởng, công việc.
- Làm rõ: Xác định mỗi mục là việc cần làm, dự án, hay chỉ là thông tin tham khảo.
- Sắp xếp: Phân loại và đưa vào danh sách hoặc lịch biểu phù hợp.
- Xem lại: Thường xuyên rà soát để cập nhật.
- Thực thi: Bắt tay vào làm việc đã được ưu tiên.
Ví dụ: Bạn là Lập trình viên backend đang phát triển tính năng mới cho API, để áp dụng kỹ thuật GTD, bạn có thể:
1. Thu thập: Ghi lại toàn bộ việc cần làm vào app quản lý công việc:
- Viết tài liệu hướng dẫn API
- Sửa lỗi 500 tại /auth
- Trả lời email QA
2. Làm rõ: Rà soát từng việc :
- Viết tài liệu: Là một dự án nhỏ, cần chia nhỏ thành viết phần xác thực, ví dụ mẫu…
- Lỗi 500: Có thể xử lý trong hôm nay, ưu tiên cao
- Email cho QA: Chuyển thành 2 việc là kiểm tra log và phản hồi trong Jira
3. Sắp xếp: Gắn thời gian hoàn thành, tag ưu tiên và đưa task cần lên lịch vào lịch làm việc trong tuần.
4. Xem lại: Mỗi ngày, bạn rà lại danh sách để cập nhật tiến độ, thêm việc mới phát sinh và loại bỏ việc không còn cần thiết.
5. Thực thi: Với mọi thứ đã sắp xếp rõ ràng, bạn bắt đầu ngày mới với việc quan trọng nhất là debug lỗi /auth để unblock cho team.
Phương pháp Pomodoro
Pomodoro, được phát triển từ cuối thập niên 1980 bởi Francesco Cirillo. Ý tưởng cốt lõi của kỹ thuật này là chia thời gian làm việc thành các khoảng ngắn, gọi là “pomodoro”. Mỗi pomodoro kéo dài 25 phút làm việc tập trung, sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Sau khoảng 4 phiên pomodoro, bạn nghỉ dài hơn từ 15–30 phút.
Phương pháp này giúp não bộ tập trung cao độ trong thời gian ngắn, giảm thiểu xao nhãng. Đặc biệt hiệu quả với những người thường xuyên bị gián đoạn công việc như nhân sự IT hoặc phải tương tác nhiều. Bạn có thể tùy chỉnh độ dài của mỗi phiên, điều quan trọng là phải giữ thời gian nhất quán và xác định rõ mục tiêu cho từng “pomodoro”.
Ví dụ: Bạn đang phát triển một tính năng mới bằng React, để làm việc theo pomodoro, bạn sẽ:
| Pomodoro | Nội dung công việc |
| Pomodoro 1 | Thiết kế UI, chia nhỏ thành các component |
| Pomodoro 2 | Code logic chính, gọi API |
| Pomodoro 3 | Fix bug, xử lý lỗi UI nhỏ |
| Pomodoro 4 | Viết unit test, commit code |
Sau mỗi pomodoro là 5 phút nghỉ, và sau 4 phiên là một lần nghỉ dài 20 – 30 phút.
Phương pháp Kanban kết hợp với đo lường thời gian
Kanban từ lâu đã được biết đến như một phương pháp trực quan giúp quản lý luồng công việc hiệu quả. Khi kết hợp với các tính năng theo dõi thời gian, Kanban còn trở thành một công cụ mạnh mẽ để quản lý thời gian làm việc của từng cá nhân và cả nhóm.
Với một công cụ Kanban hiện đại có tích hợp tính năng time-tracking, bạn có thể:
- Ghi lại thời gian thực tế dành cho từng task
- Xuất báo cáo timesheet tùy chỉnh (thời gian, loại công việc, người thực hiện,…)
- Xem lại được quá trình thực hiện công việc theo từng giai đoạn cụ thể
Từ đó, bạn không chỉ biết công việc đã hoàn thành và đang chờ xử lý, mà còn hiểu được:
- Mỗi giai đoạn trong quy trình tốn bao nhiêu thời gian?
- Công việc nào đang bị trì trệ, backlog đang tăng ở đâu?
- Team có đang bị quá tải không? Có thể nhận thêm việc không?
Ví dụ: Một team gồm 1 Backend, 1 Frontend và 1 QA đang phát triển một tính năng mới: “Trang quản lý người dùng”. Team sử dụng Kanban để chia công việc thành các task và quản lý qua các cột:
| Trạng thái | Chưa bắt đầu | Đang xử lý | Đợi đánh giá | Hoàn tất |
| Ví dụ | Thiết kế API GET /users | Dev Backend code API | PR Frontend form tạo user | Feature “Tạo người dùng” hoàn chỉnh |
| Cách theo dõi thời gian | Task được tạo, chưa có log thời gian | Bắt đầu log thời gian, thời gian hoàn thành đầu việc được đo từ lúc kéo task sang đây đến lúc chuyển tiếp | Nếu task nằm ở đây quá 1 ngày thì đây là nút thắt cổ chai cần xử lý | Tính tổng thời gian từ cột chưa bắt đầu đến cột hoàn tất |
Bộ công cụ quản lý thời gian dành cho người làm IT
Công cụ lập kế hoạch
| Tên công cụ | Tính năng nổi bật |
| Notion | Kết hợp ghi chú, quản lý task và tài liệu dự án. Cho phép tạo workspace theo đúng nhu cầu của nhóm, từ roadmap đến knowledge base. Nhiều tính năng giúp cộng tác tốt hơn như hỉnh sửa real-time, bình luận và @mentions. Tích hợp Notion AI giúp tự động tóm tắt tài liệu, soạn thảo nội dung (email, blog), brainstorm ý tưởng, và dịch thuật trực tiếp trong trang. |
| Todoist | Giao diện sạch sẽ, giúp quản lý to-do list của bạn ở mọi nơi Theo dõi ngày hết hạn, mức độ ưu tiên, nhãn và các nhiệm vụ lặp lại Tính năng “Karma” giúp game hóa việc quản lý công việc để tạo động lực hoàn thành công việc Trợ lý AI giúp tự động nhận diện và tạo task từ ngôn ngữ tự nhiên, gợi ý chia nhỏ các công việc phức tạp và giúp sắp xếp lịch trình tối ưu |
Công cụ quản lý dự án
| Jira | Công cụ để quản lý các dự án phát triển phần mềm phức tạp. Tạo, giao và ưu tiên hóa “issue”; theo dõi tiến độ qua báo cáo và biểu đồ.- Cho phép tùy chỉnh quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu của team Tích hợp AI để soạn thảo User Story, viết test case, tóm tắt các issue phức tạp, và cho phép tìm kiếm issue |
| Trello | Sử dụng bảng Kanban với các thẻ kéo-thả đơn giản Lý tưởng cho các dự án cá nhân, brainstorming, hoặc các team nhỏ.- Mở rộng với “Power-Ups” giúp tích hợp các ứng dụng khác như JIRA Cloud, Agile Tools, Mailbutler,.. Có thể tích hợp các ứng dụng AI trong nhiều hoạt động như quản lý thời gian, tự động báo lỗi,… |
| Asana | Giúp các nhóm theo dõi công việc và mục tiêu chung. Cung cấp nhiều chế độ xem như List, Board, Timeline để trực quan hóa tiến độ.- Có tính năng time-tracking để đo lường thời gian làm việc Tích hợp Asana Intelligence giúp động phân tích và tóm tắt tiến độ dự án, nhận diện rủi ro tiềm ẩn và đề xuất kế hoạch tối ưu để đạt mục tiêu. |
| ClickUp | Nền tảng “tất cả trong một” hợp nhất quản lý task, tài liệu, chat, theo dõi thời gian vào một nơi duy nhất Theo dõi thời gian tích hợp sẵn: Gồm đồng hồ bấm giờ, theo dõi tự động và báo cáo chi tiết Tích hợp AI để quản lý thời gian bằng cách tự động hóa lịch làm việc, phân tích tiến độ theo thời gian thực, gợi ý lịch trình cá nhân hóa và tối ưu hóa hiệu suất với lịch thông minh, nhắc việc và theo dõi thời gian. |
Công cụ tối ưu sự tập trung
| RescueTime | Chạy trong nền để ghi lại thời gian sử dụng trên các ứng dụng và website. Tự động phân loại hoạt động là “hiệu quả” hay “gây xao nhãng”. Tính năng chặn trang web (Focus Tools) giúp bạn chặn các trang gây nhiễu trong các phiên làm việc tập trung. |
Công cụ theo dõi thời gian
| Clockify | Giao diện đơn giản với chức năng start/stop. Gói miễn phí cung cấp nhiều tính năng giá trị cho cá nhân và nhóm nhỏ Phân tích thời gian đã sử dụng và năng suất của team |
Câu hỏi thường gặp về kỹ năng quản lý thời gian
Làm thế nào để thể hiện kỹ năng quản lý thời gian trong CV?
Hãy liệt kê kỹ năng này trong mục “Kỹ năng” và chứng minh trong phần “Kinh nghiệm làm việc” bằng các số liệu cụ thể.
Ví dụ thời gian delivery sản phẩm là 3 tháng (tiết kiệm 30% thời gian so với trước đó) hoặc giảm 50% thời gian xử lý bug còn 2 ngày. Thể hiện kết quả cụ thể sẽ tạo ấn tượng mạnh và giúp CV của bạn thuyết phục nhà tuyển dụng hơn, đặc biệt khi họ đang tìm kiếm một ứng viên IT có năng suất làm việc cao.
Những mẹo nào giúp dân IT nâng cao kỹ năng quản lý thời gian?
Dưới góc nhìn của một nhân sự IT, bạn có thể rèn luyện kỹ năng này qua các mẹo cụ thể:
- Từ chối và kiểm soát phạm vi công việc: Chủ động nói “không” với các đầu việc ngoài kế hoạch để giữ tập trung cho những task mang lại giá trị thực sự.
- Quản lý căng thẳng và giải quyết vấn đề hiệu quả: Biết dừng lại đúng lúc, xử lý lỗi với tâm thế bình tĩnh giúp bạn không mất thời gian khi gặp khó.
- Chuẩn hóa bằng Developer Playbook: Thiết lập một bộ hướng dẫn công việc giúp giảm thời gian ra quyết định, nhất quán trong xử lý task lặp lại.
- Tận dụng AI coding assistant để tự động hóa đoạn mã mẫu, debug nhanh, tiết kiệm thời gian viết lại code.
- Tránh multitasking: Thay vì làm nhiều việc cùng lúc, hãy hoàn thành từng task với sự tập trung tối đa.
Xác định đúng vấn đề của bạn (tổ chức, ưu tiên hay tập trung) để chọn đúng kỹ thuật. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, có thêm không gian để sáng tạo và sống cân bằng.
Tổng kết
Quản lý thời gian hiệu quả không phải là làm việc nhiều giờ hơn, mà là tận dụng tối đa quỹ thời gian bạn có. Bằng cách áp dụng đúng kỹ thuật và sử dụng các công cụ hỗ trợ, bạn có thể xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, giúp tăng hiệu suất mà không rơi vào tình trạng kiệt sức.
