PM là gì? PM là Project Manager hoặc Project Management. Đây là nghề quản lý dự án – một nghề nghe dễ mà khó, khó mà dễ. Hãy cùng ITviec “giải mã” bí quyết thành công của một PM có thâm niên trong ngành.
Hiện đang giữ vị trí Managing Director của Balance Internet Vietnam, anh Nguyễn Sĩ Hoàng đã chia sẻ thẳng thắn với ITviec về những bí quyết anh nghĩ sẽ làm nên một Project Manager thành công mà anh rút ra được từ chính kinh nghiệm quản lý dự án của bản thân.
Xem thêm việc làm Project Manager trên ITviec
Tất tần tật về Project Manager và Project Management
PM là gì?
PM là gì? PM là viết tắt của chữ Project Manager hoặc Project Management, có nghĩa là công việc quản lý dự án.
Theo anh Hoàng chia sẻ, khi được hỏi PM là gì, anh nhận thấy rằng thật ra Project Manager là một chức vị khá gây nhầm lẫn. Khi dịch ra tiếng Việt, mọi người nghĩ manager (quản lý) là vị trí cấp cao thuộc bộ máy tổ chức, nhưng sự thật không phải vậy.
Trong một dự án, Project Manager không có nhiều quyền đối với các thành viên của dự án. Có thể lấy ví dụ, anh là Project Manager thì anh không có quyền tăng hoặc giảm lương của các thành viên trong dự án, mà phải là quản lý trực tiếp của họ, cụ thể hơn là quản lý công việc của họ.
Công việc của một Project Manager – PM là gì?
Để hiểu thêm về cụ thể công việc của PM là gì, anh Hoàng liệt kê những đầu công việc thường ngày của một Project Manager:
- Lập kế hoạch cho dự án, kế hoạch nhân sự cho dự án.
- Theo dõi tiến độ của dự án, báo cáo tình trạng công việc cho khách hàng và các bên liên quan.
- Trao đổi với mọi người trong dự án và với khách hàng để nắm bắt được tình hình và yêu cầu của khách hàng.
- Quản lý đội dự án. Ví dụ: động viên tinh thần anh em, giải quyết những mâu thuẫn trong nội bộ, giải quyết vấn đề nói chung trong quá trình việc.
- Báo cáo, ghi nhận thống kê cần thiết để rút kinh nghiệm.
Về vấn đề quản lý chất lượng công việc, anh Hoàng nhận định rằng vị trí Project Manager thường bị “đùn đẩy” trách nhiệm này nhưng thực tế đây không phải là nhiệm vụ của PM, mà là nhiệm vụ của chính Developer.
Hướng phát triển sự nghiệp cho Project Manager
Anh Hoàng thấy rằng khi đã trở thành một Project Manager thì sau đó bạn cũng có nhiều con đường khác nhau để chọn.
Bạn có thể trở thành Program Manager. Tức là người quản lý nhiều dự án của cùng một công nghệ hoặc một khách hàng. Rồi thăng tiến thành Portfolio Manager.
Ở một số công ty như công ty anh Hoàng thì có một nhóm PM và một người quản lý gọi là Project Management Office. Lên cao hơn thì bạn có thể trở thành Head of PM.
Bí quyết thành công của một Project Manager – PM là gì?
Kinh nghiệm “thực chiến” dày dặn
Để tới được vị trí như ngày hôm nay, anh Hoàng đã trải qua nhiều con đường phát triển sự nghiệp khác nhau, cụ thể là Developer → Programmer Analyst → Project Manager → Solution Architect → Project Manager.
Khi nhìn lại con đường đã qua, anh cho rằng việc trải qua nhiều career path khác nhau giúp ích rất nhiều cho công việc hiện tại của anh.
Việc này có lợi ích vô cùng to lớn trong việc quản lý team dự án vì Project Manager có thể giao tiếp với các bạn thuận lợi, dễ dàng hơn. Anh hiểu Developer suy nghĩ như thế nào, anh hiểu công việc của những người trong dự án như thế nào cũng như khó khăn của họ để giao tiếp tốt hơn, giao việc và thời gian hoàn thành đúng hơn,…
Tuy nhiên, việc trải qua nhiều vị trí chỉ là lợi thế, không phải bắt buộc. Một Project Manager không nhất thiết phải có nền tảng kỹ thuật. Nhiệm vụ chính của một Project Manager vẫn là quản lý dự án để có thể hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép của dự án, với lượng nhân sự hữu hạn của mình.
Trau dồi kỹ năng
Không một ai có thể thành công ngay từ đầu được, tất cả mọi Project Manager thành công đều cần thời gian để trau dồi kỹ năng quản lý dự án project management và cần kỷ luật với công việc mình theo đuổi. Theo anh Hoàng nhận định, bí quyết để làm nên thành công của một Project Manager chính là làm thật tốt những kỹ năng sau.
- Kỹ năng quản lý công việc:
Khi được giao nhiều đầu việc, bạn cần quản lý công việc, sắp xếp theo thứ tự quan trọng, mức độ ưu tiên của từng công việc để có thể hoàn thành tất cả mọi việc đúng hạn.
Và khi bạn quản lý tốt, bạn sẽ biết công việc này cần những kỹ năng nào và kêu gọi hỗ trợ từ người khác với những kỹ năng còn thiếu. Việc quản lý dự án cũng không khác nguyên tắc này là mấy.
Lời khuyên: Để có thể quản lý công việc tốt, bạn nên nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và tư duy logic. Khi bạn gặp một vấn đề, bạn cần phân tích nguyên nhân, từ đó tìm giải pháp. Đừng giải quyết mà chưa biết nguyên nhân thật sự của vấn đề.
Để rút ngắn thời gian giải quyết vấn đề thì bạn có thể hỏi xung quanh, những người có kinh nghiệm để học hỏi cách giải quyết từ họ ngay.
- Kỹ năng lập kế hoạch
Đây là một trong những kỹ năng cần thiết để trở thành Project Manager. Đầu ngày đến công ty bạn phải biết hôm nay mình cần làm những việc gì thì năng suất làm việc mới cao, bỏ được những thời gian chết. Cuối ngày thì tổng kết xem mình đã làm được những gì, và chuẩn bị cho những ngày hôm sau.
Kỹ năng này cũng giúp tránh tình trạng dồn việc đến cuối dự án, khi đã đến deadline mới nhận ra là vẫn còn rất nhiều việc phải hoàn thành.
- Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian và lập kế hoạch là hai kỹ năng tuy hai mà một, tuy một mà hai. Nếu quản lý thời gian không tốt, bạn sẽ phải thường xuyên làm OT. Để quản lý thời gian tốt, bạn cần đặt ra kỷ luật cá nhân.
Lời khuyên: Hãy tập quản lý thời gian của chính mình. Trong khi làm việc, tránh để những yếu tố bên ngoài như là: đang làm, đang suy nghĩ thì có người nhảy vào chat hay là sang Facebook để đọc news feed… ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Khi đã quản lý thời gian cá nhân thật tốt, bạn mới có thể quản lý thời gian của dự án, của cả team tốt được, để tránh việc trễ hẹn với khách hàng do chưa estimate thời gian dự án chính xác.
Lời khuyên: Bạn nên luyện tập kỹ năng estimate ngay từ khi bạn còn là Developer, đừng đợi đến khi đã là Project Manager rồi mới bắt đầu tìm đến. Developer nên tự rèn luyện, tự ước tính thời gian mình sẽ hoàn thành công việc.
Có nhiều phương pháp để estimation. Phương pháp dễ nhất là các bạn cứ chia nhỏ công việc hết mức có thể (task breakdown), sau đó estimate cho từng đầu việc nhỏ. Từ đó sẽ có được estimation cho cả một công việc lớn hoặc cả dự án.
Chắc chắn ban đầu con số estimate không được chuẩn xác. Nhưng sau đó khi mình làm nhiều công việc tương tự dần dần sẽ rút ra kinh nghiệm để estimate với những khối lượng công việc với độ khó khác nhau ngày càng chuẩn xác hơn.
- Kỹ năng chia đúng người đúng việc
Kỹ năng này vô cùng quan trọng vì có thể giúp mọi người tập trung làm việc hơn dẫn đến tốc độ làm việc của team sẽ nhanh hơn.
Khi anh giao việc cho bạn có kỹ năng phù hợp thì chỉ mất một ngày để hoàn thành. Kinh nghiệm thực tế là khi anh giao sai người, bạn ấy mất mười ngày để xong task. Kết quả dẫn đến không hoàn thành đúng deadline.
- Kỹ năng giao tiếp
Thông thường, khi ở vị trí Project Manager, bạn phải giao tiếp nhiều với khách hàng để làm rõ yêu cầu dự án. Đôi khi khách hàng họ không nói rõ yêu cầu ngay từ đầu, PM cần trao đổi thường xuyên với họ để nắm yêu cầu chính xác.
Ngoài ra, PM còn cần phải trao đổi với các thành viên trong team, để nắm tiến độ dự án có xảy ra vấn đề gì dẫn đến chậm trễ không. Phát hiện sớm vấn đề thì có thể giải quyết sớm.
Lời khuyên: Bạn có thể tập nâng cao khả năng giao tiếp bằng cách nói chuyện nhiều với các bạn Developer, Project Manager, Team Lead, khách hàng. Giao tiếp là điểm yếu của nhiều Developer, nhưng đây là kỹ năng hoàn toàn có thể cải thiện.
Kỹ năng giao tiếp có thể được cải thiện cả trong lẫn ngoài công việc.
- Kỹ năng “thấu hiểu” khách hàng
Các bạn phải đặt mình vào vị trí của khách hàng, không nên chỉ suy nghĩ như một Developer. Tức là bạn phải hiểu phần mềm mà khách hàng mong muốn phục vụ họ làm việc gì, vì sao họ cần phần mềm như vậy.
Sau đó, bạn đặt mình vào vị trí người sử dụng thì sẽ cảm thấy thế nào, chỉnh sửa nếu thấy UI UX chưa tốt chẳng hạn.
Tài liệu tham khảo cho Project Manager
Anh Hoàng chia sẻ một vài đầu sách mà các bạn có thể tham khảo về Project Management:
- Project Management Body of Knowledge (PMBOK): Sách gối đầu giường cho các bạn muốn trở thành PM chuyên nghiệp
- Head First PMP: Quyển sách này tổng hợp tài liệu dành cho bạn thi chứng chỉ PMP
- PMP Preparation Exam: Bạn có thể chuẩn bị cho kì thi PMP với sách này
- The Scrum Guide: Ken Schwaber & Keith Sutherland: do 2 tác giả của mô hình phát triển phần mềm SCRUM viết. Rất hay cho các bạn muốn áp dụng Agile nói chung và SCRUM nói riêng vào dự án. Phía dưới là một số website hay về SCRUM:
Project Manager trong ngành IT nói gì?
Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một Project Manager, nhưng lúc trước, do không giao tiếp tốt, anh đã phải trả một bài học đắt giá.
Như đã có chia sẻ về tầm quan trọng trong việc giao tiếp thường xuyên và giao tiếp một cách chất lượng với mọi người, anh Hoàng kể thêm về hai kinh nghiệm xương máu đã khiến anh phải rút ghi nhớ sâu sắc về việc thực hành kỹ năng trên.
- Hiểu sai ý khách hàng
Trong thời gian đầu khi làm Project Manager, anh từng phải trao đổi với khách hàng là người Ấn Độ. Tiếng Anh của họ hơi khó nghe. Việc giao tiếp với khách hàng lúc đó phụ thuộc vào bạn BA (Business Analyst). Với vai trò Project Manager, anh hoàn toàn tin tưởng bạn đó.
Tuy nhiên, đến cuối dự án, khi anh nói chuyện, demo với khách hàng sản phẩm thì biết sản phẩm chưa đúng yêu cầu của khách hàng.
Nếu anh nói chuyện với khách hàng thường xuyên hơn thì anh đã biết là yêu cầu chưa đúng ngay từ đầu, tránh được việc phải làm đi làm lại.
- Không giao sản phẩm đúng hạn
Lúc trước có một project anh tiếp nhận từ Project Manager khác. Anh gặp vấn đề là deadline khách hàng đã đến gần mà dự án vẫn còn nhiều thứ chưa hoàn thành. Vì vậy, dù chất lượng công việc không đủ đảm bảo nhưng anh vẫn phải giao cho khách hàng đúng hạn.
Khi khách hàng sử dụng thì gặp rất nhiều lỗi. Họ không hài lòng với sản phẩm. Họ quay lại bắt anh sửa lỗi, làm lại sản phẩm để nó đạt được chất lượng mà họ mong muốn. Thời gian làm dự án cũng vì vậy mà phải kéo dài nhiều hơn.
Sau đó, anh rút ra kinh nghiệm lớn nhất chính là phải giao tiếp thường xuyên và thành thật với khách hàng. Nếu anh trao đổi thẳng thắn với họ rằng là thời gian này không đủ để cho ra đời sản phẩm đúng kỳ vọng của họ thì:
- Họ sẽ hiểu, thông cảm, cho mình kéo dài thời gian hơn để đảm bảo chất lượng sản phẩm
- Nếu họ không cho thêm thời gian thì chúng ta phải cam kết lại rằng chỉ giao cho khách hàng sản phẩm với những chức năng chính trước, đảm bảo chất lượng của những chức năng đó. Những chức năng còn lại sẽ từ từ bổ sung sau.
Theo kinh nghiệm của anh thì mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn rất nhiều so với việc họ nghĩ mình đã hoàn thành dự án. Điều họ quan tâm luôn là kết quả mà họ nhận được sau cùng nên phải luôn trao đổi rõ ràng với họ về những kỳ vọng này.
Chị Kim Loan – Project Manager của Studio 60 chia sẻ: Khi dự án gặp vấn đề, em phải biết cách nói để khách hàng hiểu khó khăn và đồng lòng với cách giải quyết mình đưa ra.
ITviec hy vọng với bài viết trên, bạn đã có thể hiểu được PM là gì, công việc của một Project Manager là gì cũng như làm thế nào để có thể thành công với nghề.
Tiểu sử:
Khi mới tốt nghiệp, anh Nguyễn Sĩ Hoàng làm trong một công ty startup phát triển phần mềm bán lẻ với vai trò là Developer. Sau đó anh sang công ty Novellus để làm Developer và Business Analyst.
Rồi anh chuyển sang FPT công tác với vai trò Solution Architect. Tiếp đến, anh chuyển sang làm Project Manager của tập đoàn EVN. Đây là một bước chuyển lớn từ kỹ thuật sang quản lý của anh.
Cuối cùng, anh chuyển sang Balance Internet Vietnam ở vị trí Project Manager. Hiện tại anh đang làm Managing Director của Balance Internet Vietnam.
Nếu bạn nghĩ rằng những chia sẻ này thực sự mang lại ý nghĩa thì đừng quên nhấn nút Share bên dưới nhé!
Xem thêm việc làm Project Manager và việc làm Developer tại ITviec