ERP là gì? Vì sao doanh nghiệp cần ERP?

Thị trường phần mềm ERP toàn cầu được định giá 51,05 tỷ USD vào năm 2021 và dự kiến sẽ đạt 95,13 tỷ USD vào năm 2028, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 9,3% trong giai đoạn dự báo (2022-2028). Vậy ERP chính xác là gì và vì sao bạn cần quan tâm? Hãy cùng ITviec tìm hiểu về ERP nhé!

Đọc bài viết sau để hiểu rõ:

• ERP là gì, ứng dụng vào những nhiệm vụ nào?
• Vì sao doanh nghiệp chọn sử dụng ERP?
• Phát triển sự nghiệp với ERP

ERP là gì?

ERP, là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, là hệ thống phần mềm quản lý đa chiều. Thông qua một cơ sở dữ liệu tập trung, ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát, tổng hợp, quản lý thông tin đồng bộ từ tất cả phòng ban bao gồm Kế toán, Sản xuất, Quản lý chuỗi cung ứng, Bán hàng, Tiếp thị và Nhân sự,…

Các hệ thống ERP sẽ chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu giúp việc tiếp cận dữ liệu chéo giữa các phòng ban dễ dàng hơn. Từ đó, thúc đẩy hiệu quả làm việc và giảm thiểu việc lưu trữ dữ liệu bị trùng lặp.

Ứng dụng của ERP là gì?

• Quản lý tài chính: ERP cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Module này theo dõi các khoản phải trả và phải thu, hỗ trợ quản lý sổ cái tổng hợp, tạo và lưu trữ bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và các tài liệu tài chính quan trọng khác. 
• Quản lý thu mua: Tăng cường khả năng thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc bán hàng. Module tự động hóa, theo dõi, phân tích báo giá, cũng như hỗ trợ chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng.
• Quản lý rủi ro: ERP sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tăng cường kiểm soát tài chính, giúp ngăn chặn thất thoát tiền mặt, thực hiện kiểm toán và bảo vệ chống lại các rủi ro phát sinh.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Theo dõi quá trình di chuyển của hàng hóa và vật tư trong chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, nhà phân phối và người tiêu dùng.
• Quản lý hiệu suất doanh nghiệp: Cải thiện quy trình lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và báo cáo hiệu suất. Cho phép lập kế hoạch kết nối và cung cấp cái nhìn thống nhất về kế hoạch tài chính, hoạt động và theo ngành nghề.
• Quản lý quy trình sản xuất: Giúp lập kế hoạch và quản lý chu trình sản xuất hiệu quả. Đảm bảo cơ sở sản xuất có đủ nguyên liệu, vận hành hiệu quả và giảm chi phí, đồng thời đảm bảo chất lượng thành phẩm.
• Quản lý quan hệ khách hàng: Hỗ trợ quản lý khách hàng bằng cách cải thiện quy trình bán hàng và tiếp thị, đặc biệt là hỗ trợ cho khách hàng tiềm năng. Một vài tính năng quản lý quan hệ khách hàng chính như chat trực tuyến, helpdesk, làm khảo sát.
• Quản lý nhân sự: Lưu trữ hồ sơ chi tiết về tất cả nhân viên, bao gồm đánh giá hiệu suất, mô tả công việc, lựa chọn phúc lợi và nghỉ phép. Tự động hóa các quy trình như lập lịch nhân viên, tuyển dụng và quản lý lương thưởng.
• Quản lý dự án: Cải thiện quản lý dự án bằng các công cụ trực quan hóa để theo dõi lịch trình, ngân sách và tài nguyên. Ví dụ như cho phép quan sát nhiều kế hoạch dự án ở một chế độ xem để dễ dàng phân bổ tài nguyên.

ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Một hệ thống ERP được tạo thành từ các module tích hợp hoặc ứng dụng kinh doanh có thể trao đổi thông tin với nhau và chia sẻ chung một cơ sở dữ liệu.

Mỗi module ERP thường tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh riêng, nhưng chúng hoạt động cùng nhau, sử dụng cùng dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty. Tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, mua sắm, hậu cần và chuỗi cung ứng là những điểm khởi đầu phổ biến. Các công ty có thể lựa chọn module mong muốn cũng như bổ sung và mở rộng quy mô theo nhu cầu.

Hệ thống ERP cũng hỗ trợ các yêu cầu cụ thể của từng ngành, có thể là một phần của chức năng cốt lõi của hệ thống hoặc thông qua các tiện ích mở rộng ứng dụng tích hợp liền mạch với bộ phần mềm.

Sự nghiệp trong ngành ERP

Khi ERP tiếp tục phát triển, cơ hội nghề nghiệp thú vị trong lĩnh vực động này cũng phát triển theo. Trong đó có một số vai trò cơ bản sau:

ERP Business Analyst

ERP Business Analyst phải nắm vững cách thức các giải pháp ERP tiềm năng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh. Nhân sự ở vị trí này hỗ trợ triển khai và duy trì hệ thống ERP, chịu trách nhiệm phân tích hệ thống kinh doanh, phân tích quy trình công việc và giao tiếp kỹ thuật.

Nhiệm vụ công việc cụ thể có thể bao gồm:

• Phát triển và triển khai các giải pháp ERP
• Tùy chỉnh và cấu hình quy trình công việc để tạo điều kiện tích hợp ERP với các ứng dụng khác
• Xác định và khắc phục sự cố với hệ thống ERP
• Tạo hướng dẫn sử dụng

ERP Technical/Functional Analyst

ERP Technical/Functional Analyst có thể đóng vai trò trung gian giữa nhân viên hỗ trợ kỹ thuật và người dùng, bằng cách cung cấp chuyên môn và hướng dẫn liên quan đến hệ thống ERP.

Nhiệm vụ công việc cụ thể có thể bao gồm:

• Nâng cấp và triển khai các giải pháp phần mềm ERP
• Khắc phục sự cố để phân biệt giữa lỗi người dùng và lỗi hệ thống
• Xác định cách thức nhiều ứng dụng tương tác với nhau và với toàn bộ hệ thống
• Phân tích quy trình công việc, cải tiến quy trình và thực tiễn kinh doanh để tinh gọn hoạt động

ERP Technical Developer

ERP Technical Developer có trách nhiệm nhận biết và đánh giá các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống ERP. Đồng thời triển khai các phản hồi phù hợp để giải quyết những vấn đề đó. Họ cũng có thể được giao nhiệm vụ nâng cấp hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Nhiệm vụ công việc hàng ngày có thể bao gồm:

• Phân tích và kiểm tra các chức năng liên quan đến ERP
• Phát triển và duy trì kế hoạch dự án để nâng cấp hệ thống ERP
• Hợp tác giữa các phòng ban để đảm bảo các giải pháp ERP phù hợp với các ưu tiên của tổ chức

Đọc thêm: ERP Developer và ERP Specialist khác nhau thế nào?

Các loại hình hệ thống ERP

Dựa trên nền tảng

ERP đám mây: Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dựa trên nền tảng điện toán đám mây và truy cập qua internet.

• Ưu điểm: Bảo mật, không cần chuyên gia IT, ví dụ: Oracle Netsuite, Microsoft Azure, Infor CloudSuite.
• Thích hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhạy cảm với việc phải trả chi phí lớn một lần. Ưu tiên hệ thống ổn định và dễ dàng truy cập mà không cần đầu tư thiết bị hạ tầng và đội ngũ bảo trì.

ERP lưu trữ tại chỗ: Phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy tính và máy chủ của doanh nghiệp.

• Ưu điểm: Kiểm soát và sở hữu hoàn toàn dữ liệu, dễ tùy chỉnh, ví dụ: SAP ERP, Sales ERP Software, Microsoft Dynamics GP.
• Thích hợp: Doanh nghiệp lớn sẵn sàng chi trả nhiều hơn để điều chỉnh hệ thống, tự quản lý thông tin trong nội bộ khép kín và đảm bảo có đủ nguồn lực để xây dựng, duy trì, bảo mật tốt cho hệ thống hạ tầng của họ.

Dựa trên ngành nghề

ERP tổng hợp: Phù hợp với nhiều ngành nghề, ít tùy chỉnh.

• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, nhanh triển khai, ví dụ: Epicor ERP, Infor ERP, SAP Business One.
• Thích hợp: Doanh nghiệp không thuộc ngành ngách, cần triển khai nhanh và tiết kiệm ngân sách.

ERP chuyên ngành: Dành riêng cho một ngành cụ thể, có tính năng chuyên sâu.

• Ưu điểm: Tích hợp tốt với quy trình ngành, hỗ trợ tốt khách hàng, ví dụ: Acumatica, Epicor Kinetic.
• Thích hợp: Doanh nghiệp ngành ngách, cần tính năng chuyên sâu và sẵn sàng chi thêm chi phí.

Dựa trên mức độ tùy chỉnh

ERP tùy chỉnh: Phát triển theo yêu cầu chính xác của doanh nghiệp, phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh.

• Ưu điểm: Mở rộng linh hoạt, tích hợp liền mạch, ví dụ: Bdtask.
• Thích hợp: Doanh nghiệp lớn, cần giải pháp hoàn toàn riêng biệt.

ERP đóng gói: Sản phẩm sẵn có, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy trình kinh doanh tiêu chuẩn.

• Ưu điểm: Phù hợp với một số doanh nghiệp, triển khai nhanh, ví dụ: Oracle EBS, SAP Business One.
• Thích hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình kinh doanh tiêu chuẩn.

ERP lai: Kết hợp giữa ERP tùy chỉnh và ERP đóng gói sẵn, linh hoạt tùy theo nhu cầu.

• Ưu điểm: Hỗ trợ chức năng kinh doanh cụ thể, giảm chi phí.
• Thích hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn, cần kết hợp ưu điểm của hai loại hình.

Nói tóm lại, việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô công ty, ngành nghề, ngân sách và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

9 lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng ERP là gì?

• Bảo mật dữ liệu: Hệ thống ERP có thể tăng cường bảo mật dữ liệu bằng cách đảm bảo nhân viên chỉ có thể xem thông tin họ cần và hạn chế chỉnh sửa dữ liệu. Nhờ đó tất cả dữ liệu của công ty được lưu trữ một cách an toàn, giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
• Dữ liệu được chuẩn hóa: ERP giúp thống nhất thông tin từ các phòng ban khác nhau, tạo ra một nguồn dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Dữ liệu chuẩn hóa giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Tăng năng suất: ERP tự động hóa các quy trình thủ công, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn. Ngoài ra, hệ thống giúp hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách đơn giản hóa quy trình và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.
• Tăng khả năng hiển thị: ERP cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, giúp ban lãnh đạo lẫn nhân viên đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Ví dụ, bộ phận mua hàng biết được trạng thái đơn đặt hàng chưa đến kho, từ đó tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.
• Dễ dàng mở rộng: ERP có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Đối với các công ty có kế hoạch phát triển nhanh, hệ thống ERP đám mây là lựa chọn lý tưởng nhờ khả năng mở rộng linh hoạt, giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận IT và hạn chế nhu cầu tuyển dụng chuyên gia kỹ thuật.
• Tiết kiệm chi phí: ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thông qua việc tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, loại bỏ các quy trình thủ công tốn thời gian và chi phí giấy tờ. ERP cũng dễ dàng xác định nguồn phát sinh chi phí cao và đưa ra các chiến lược tiết kiệm hiệu quả.
• Báo cáo thời gian thực: ERP có thể đưa ra so sánh để hiểu yếu tố nào thúc đẩy và hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp. Báo cáo của ERP luôn cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp đưa ra các quyết định dựa trên thông tin mới nhất, đặc biệt hữu ích trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt.
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn: ERP tập hợp tất cả thông tin khách hàng tại một nơi, giúp nhân viên hỗ trợ nhanh hơn và cá nhân hóa trải nghiệm. Ngoài ra, hệ thống giúp đảm bảo khách hàng nhận đúng sản phẩm và đúng hạn, tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Dự báo chính xác: ERP giúp dự báo chính xác nhu cầu, doanh thu, chi phí và các chỉ số khác trong tương lai. Lợi ích này cho phép doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn, chẳng hạn như mua thêm hàng tồn kho hoặc tuyển dụng thêm nhân viên nếu dự báo doanh số tăng.

Khám phá xu hướng ERP năm 2024

Trong đầu năm 2024, Forbes đã đưa ra một số dự đoán về xu hướng ERP trong năm 2024. Cụ thể như sau:

• Áp dụng AI và Machine Learning nhiều hơn: Sự tích hợp giữa Generative AI trong các hệ thống ERP ngày càng tăng trong các khía cạnh khác nhau bao gồm giao dịch, hoạt động tài chính và sản xuất. Từ đó, AI giúp tự động hóa các quy trình, phân tích, đưa ra dự báo chính xác và hỗ trợ ra quyết định.
• Có sự dịch chuyển về ERP trên điện toán đám mây nhiều hơn ERP lưu trữ tại chỗ: Theo Softwareconnect, hiện tại, 64% công ty mua ERP đang tìm kiếm hệ thống SaaS, với 21% chọn các giải pháp hoàn toàn dựa trên đám mây, so với 15% chọn hệ thống tại chỗ. Giá trị của thị trường ERP dựa trên đám mây được dự đoán sẽ tăng từ 49,80 tỷ USD vào năm 2023 lên 140,14 tỷ USD vào năm 2030, với 80% hoạt động triển khai mới là dựa trên đám mây.
• Tối ưu về bảo mật: Các tính năng bảo mật của Blockchain được tích hợp vào ERP cung cấp khả năng quản lý danh tính an toàn và phi tập trung, giảm nguy cơ truy cập trái phép và đảm bảo tính xác thực của sản phẩm đồng thời giảm rủi ro gian lận và vi phạm dữ liệu.
• Thân thiện với thiết bị di động: Ứng dụng ERP dành cho thiết bị di động sẽ ngày càng được sử dụng rộng rãi, cho phép nhân viên truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
• ERP dành cho các tổ chức môi trường, phúc lợi xã hội: Phát triển các module xanh theo dõi dữ liệu môi trường như: lượng khí thải, tiêu thụ năng lượng và sử dụng tài nguyên, đồng thời báo cáo về các số liệu hiệu suất bền vững.

Các câu hỏi thường gặp về ERP là gì

ERP có tầm quan trọng như thế nào?

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn nhờ tích hợp các hoạt động của nhiều phòng ban thành một hệ thống duy nhất. Người dùng có thể chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau dễ dàng trên một giao diện chung, từ đó nâng cao năng suất, khả năng cộng tác và hiệu quả tổng thể.

Thành phần cốt lõi của ERP là gì?

Các thành phần của ERP có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng tổ chức, nhưng nhìn chung, một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm 5 chức năng chính:

• Tài chính: Quản lý các hoạt động tài chính, kế toán, ngân sách, chi phí và thanh toán.
• Nhân sự: Quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, bảng lương và các hoạt động liên quan đến nhân sự.
• Logistics và Sản xuất: Quản lý các hoạt động liên quan đến sản xuất, kho vận, chuỗi cung ứng và phân phối.
• Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM): Theo dõi và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, bao gồm mua hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và giao nhận.
• Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM): Quản lý thông tin khách hàng, tương tác, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Ứng dụng chính của ERP là gì?

Ứng dụng nào là ứng dụng chính tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh và ngành mà công ty hoạt động. Thế nhưng hầu hết các công ty có thể hưởng lợi từ quản lý chuỗi cung ứng, hậu cần và ứng dụng tài chính từ ERP để giúp doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động và chi phí.

Tổng kết ERP là gì

Bài viết ERP là gì đã giải đáp được các câu hỏi về cách hoạt động của ERP, lý do vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến ERP, những cơ hội nghề nghiệp với ERP. Từ những thông tin kể trên, mong rằng bạn đã có thể đưa ra lựa chọn phù hợp để quản lý doanh nghiệp.

Bạn thấy bài viết hay và hữu ích? Đừng ngại Share với bạn bè và đồng nghiệp nhé.

Và nhanh tay tham khảo việc làm IT “chất” trên ITviec!