Project Manager là làm gì? 3 Bài học đáng nhớ dành cho Project Manager

“Trước đây chị có làm lead một dự án mà do quá tin tưởng vào bạn Tech Architect, chị đã không tham gia sâu phần code bên dưới. Cuối cùng cả team phải làm ngoài giờ rất lâu sau đó. Chị đã rút ra được nhiều bài học đắt giá.”

Cùng đọc bài phỏng vấn của ITviec với chị Ngô Ngọc Kim Loan – Project Manager của Groove Technology Vietnam – để nghe chị chia sẻ về:

• Project Manager là làm gì?
• Cách đào tạo và quản lý con người để đem lại thành công cho dự án
• Lời khuyên chị dành cho các bạn muốn trở thành Project Manager trong tương lai

Xem việc làm Project Manager tại ITviec

Trách nhiệm và công việc hàng ngày của một Project Manager là gì vậy chị?

Project Manager là người đứng giữa khách hàng và development team, chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu khách hàng,  truyền đạt lại với team, thiết lập quy trình làm việc và giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng phần mềm và giao dự án đúng hạn.

Mỗi sáng chị đều có họp nhanh với khách hàng. Chị báo cáo tình hình những việc đã hoàn thành, những việc đang gặp vấn đề, để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng tình hình dự án.

Sau đó Team Lead của hai bên nói chuyện để tìm cách xử lý các đầu việc có vấn đề.

Sau khi team bắt đầu làm việc, chị review task trong ngày của từng thành viên và review code các bạn viết hôm qua rồi chuyển cho Tester chạy test.

Xem thêm Tester là gì? Kỹ năng nào cần để trở thành Tester giỏi?

Buổi chiều, chị nói chuyện với team trong khoảng năm đến mười phút để review task các bạn đã làm. Rồi gửi tình hình task cho khách hàng để trong trường hợp có vấn đề thì họ có thể chuẩn bị đưa ra giải pháp mong muốn.

Thứ hai chị thường bận hơn vì đầu tuần là bắt đầu một chặng đường mới. Chị cần thương lượng và đưa cam kết với khách hàng.

Thứ sáu chị thường chuẩn bị demo (bản chạy thử) cho khách hàng. Thứ sáu khá bận rộn vì lúc nào chuẩn bị demo cũng xảy ra nhiều vấn đề. Thường thấy nhất là sản phẩm demo vẫn còn bug.

Anh Nguyễn Sĩ Hoàng – Managing Director của Balance Internet Vietnam: PM cần kỹ năng lập kế hoạch. Đầu ngày đến công ty phải biết hôm nay cần làm việc gì thì năng suất làm việc mới cao, bỏ được thời gian chết.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa Developer và Project Manager là gì ạ?

Điểm khác lớn nhất là trách nhiệm các vị trí.

Developer chỉ cần giao tiếp tốt với team, đảm bảo giao code đúng hạn và đảm bảo chất lượng của code.

Project Manager chịu trách nhiệm toàn bộ dự án, bao gồm sự hài lòng của khách hàng, chất lượng của dự án…

Anh Thành Phan – Head of R&D Atlassian Việt Nam: Sự khác nhau giữa coding và managing

Vì sao chị chuyển hướng từ quản lý kỹ thuật sang quản lý con người?

Lí do đầu tiên là trong quá trình làm việc, chị thấy mình phù hợp và chị thấy thích làm việc về con người hơn.

Thứ hai, Developer là sở thích của chị, nhưng chị là phụ nữ mà Tech Lead thì phải cập nhật công nghệ liên tục. Chị không thể, vì phải dành thời gian cho gia đình, nên thời gian dành cho nghiên cứu công nghệ không nhiều nữa.

Việc làm Project Manager TPHCM

Việc làm Project Manager Hà Nội

Quản lý con người là gì và chị đã làm điều này như thế nào trong công việc hiện tại?

Quản lý con người là sử dụng đúng người đúng việc, và giúp từng cá nhân đạt được hiệu suất cao nhất trong công việc.

Từ khi làm Team Lead tại các công ty cũ, chị thường quan sát mọi người, nên chị biết họ thiếu gì, cần gì, rồi chị giúp họ giải quyết vấn đề kĩ thuật, giúp họ có cái nhìn tổng quan về hệ thống.

Thỉnh thoảng, chị training để các bạn yếu theo kịp được với hệ thống công việc hiện tại.

Ví dụ trước đây chị tham gia dự án và thấy một bạn có khả năng phân tích hệ thống. Chị thấy bạn đó nếu có thể phát triển kỹ năng theo định hướng nghề nghiệp khác thì sẽ thăng tiến nhanh hơn là làm Developer.

Chị đề nghị bạn ấy thử làm trợ lý cho một Technical Architect. Sau ba tháng, bạn đó không chỉ hài lòng và làm tốt công việc, mà còn được đề cử giải nhân viên của tháng.

Bên cạnh kỹ năng quản lý con người, Project Manager còn cần kỹ năng nào khác không chị?

Bên cạnh quản lý con người, Project Manager còn cần kỹ năng giao tiếp. Khi dự án gặp vấn đề, em phải biết cách nói để khách hàng hiểu khó khăn và đồng lòng với cách giải quyết mình đưa ra.

Trước đây chị làm Project Lead của một dự án làm feature (tính năng) mới cho khách hàng.

Bên khách hàng cũng có một Tech Lead. Anh này không biết nhiều hệ thống.

Khi chị và anh ta làm việc để xác định các feature thì anh ta muốn áp đặt toàn bộ ý tưởng của hệ thống cũ lên hệ thống mới. Mà feature của mình không đủ để làm feature anh ta mong muốn.

Khi chị tư vấn, anh ta lại không chịu giải pháp của chị.

Chị đặt một cuộc họp với khách hàng và so sánh giải pháp, thuyết phục họ cho chị làm một sample nhỏ.

Sau khi hoàn thành và trình bày chất lượng của sample feature thì Project Manager của họ đồng ý với giải pháp bên chị.

Anh Phan Duy Khánh – Project Manager của Studio 60: Không giao tiếp được với khách hàng sẽ đưa tới hai hậu quả: 1) Dự án trở thành thảm họa; 2) Mất khách hàng.

Khả năng ngôn ngữ cũng quan trọng. Project Manager, 90% là giao tiếp với thành viên trong team và khách hàng. Ứng với từng đối tượng, mình phải giao tiếp khác nhau.

Ví dụ khi nói chuyện với khách hàng, để giữ sự chuyên nghiệp và làm khách hàng hài lòng mà vẫn giải quyết được vấn đề, thì thậm chí những cái họ làm là lỗi, chị vẫn nói giảm nói tránh rằng: “đây không phải 100% lỗi của bên anh/ chị, và vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục được, em đã có sẵn giải pháp ở đây rồi, chúng ta cùng thảo luận nhé.”

Khi nói chuyện với Developer, hoặc Team Lead, chị đi thẳng vào vấn đề: “ok vấn đề là như vậy, em đã làm sai, em có cách nào để giải quyết?”

Kỹ năng quản lý thời gian và quản lý dự án cũng cực kỳ quan trọng. Như chị chia sẻ ở trên, mỗi ngày chị đều có buổi nói chuyện với các bạn để xem tình hình công việc của các bạn đến đâu, để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Những tố chất nào là cần thiết để trở thành Project Manager?

1) Em phải yêu việc làm việc và quản lý con người.

Xem sự thành công của họ là niềm vui và thành công của mình.

Khi chị giúp được một bạn tìm đúng định hướng nghề nghiệp để phát triển, chị thấy rất vui. Cảm giác “vui” đó là thứ mà một Project Manager cần có.

2) Em phải yêu việc quản lý dự án.

Chị thích học hỏi nhiều cách quản lý khác nhau. Và thực tế khi làm việc thường xuyên với khách hàng, chị học được những quy trình quản lý rất hay vì mỗi khách hàng có quy trình quản lý khác nhau để nó đảm bảo theo được tiến độ dự án.

Chị từng tham gia một dự án hơn một trăm người, được chia thành mười team khác nhau. Dự án này có quy trình quản lý rất chặt.

Khi mới vào, chị thấy khó chịu vì mọi thứ đều phải đúng quy trình từ một đến mười, khá mất thời gian. Sau một tháng, khi đã theo được, chị cực thích quy trình này.

Nó tập mình tính cẩn thận, dạy mình cái nhìn tổng quan trước khi làm việc vì code của mình có thể ảnh hưởng đến người khác.

Nó giúp chị quản lý task chặt chẽ, phân chia thời gian làm việc tốt hơn, review task tốt hơn.

Những khó khăn ít ai biết của nghề Project Manager?

Nhiều người nghĩ Project Manager là 1 nghề dễ dàng, rảnh rỗi, ít hại não hơn Dev, Business Analyst và Tester mà lại có quyền lực nữa. Nhưng thực tế Project Manager là vị trí không dễ dàng như những gì mọi người thấy.

Project Manager là 1 vị trí phải làm việc, tương tác với nhiều người khác nhau từ khách hàng, sếp, nhân viên, IT team…và phải làm sao để khách hàng hài lòng, nhân viên vui vẻ và sếp có thêm dự án mới.

Thực sự áp lực mà Project Manager chịu là rất lớn nhưng ít ai hiểu được nỗi khổ của Project Manager vì tuy chịu trách nhiệm với nhiều người như vậy nhưng những việc Project Manager làm đôi khi là công việc mà không phải ai cũng thấy cũng hiểu.

Ví dụ như khi 1 dự án chạy, Project Manager là người đi đốc thúc và theo dõi tiến độ dự án. Thường có 2 trường hợp xảy ra:

(1) Khi dự án chạy ổn định. Project Manager sẽ không can thiệp quá nhiều và hầu như làm việc behind the scene (phía sau) để báo cáo tiến độ dự án.

Các bạn sẽ thấy Project Manager quá rảnh và thắc mắc sao Project Manager chẳng làm gì, toàn ngồi chơi, công việc Technical Leader và các bạn trong team gánh hết rồi.

Nhưng các bạn không biết rằng thực sự Project Manager đã phải làm rất nhiều thứ để ổn định công việc cho các bạn nên dự án mới chạy trôi chảy và đúng tiến độ. Project Manager rảnh rỗi tức là dự án tốt và đang đi đúng hướng.

(2) Khi dự án nhiều rủi ro hoặc nhiều vấn đề cần giải quyết. Chẳng hạn như task bị trễ, nhân viên nghỉ phép dài ngày vì lý do bất khả kháng.

Project Manager sẽ trực tiếp can thiệp vào dự án, hỏi các bạn về due date (ngày dự kiến hoàn thành) của dự án để có kế hoạch phù hợp, có nhiều các cuộc họp để nắm bắt tình hình.

Trong trường hợp này các bạn lại nghĩ Project Manager quá chi tiết, thấy rất phiền phức và không thoải mái. Nhưng các bạn không thấy được rằng Project Manager làm vậy là vì đang cố gắng ổn định lại dự án cũng như đang lên kế hoạch/hướng giải quyết để tránh anh em phải OT, cân bằng số lượng task giữa các nhân viên và cũng để giữ commitment về timeline, chất lượng với khách hàng.

Có 1 nghịch lý là các bạn trong nhóm vốn không muốn Project Manager can thiệp quá sâu nên thường không chia sẻ quá nhiều thông tin về issues. Nhưng nếu có vấn đề và phải OT thì đó lại là lỗi do Project Manager không có kế hoạch phù hợp cho mỗi issues.

Chị nhận thức rằng ai làm Project Manager thì cũng có lúc có thể bị hiểu nhầm như 2 trường hợp trên vì góc nhìn của các bạn trong nhóm sẽ không giống góc nhìn của 1 Technical Lead – người quản lý kỹ thuật của dự án và càng không giống góc nhìn của 1 Project Manager – người chịu trách nhiệm với toàn bộ dự án và với toàn bộ thành viên team.

Là một Project Manager bạn cần tìm cách để team hiểu cho những gì bạn đang làm bằng cách chia sẻ thông tin 1 cách minh bạch và chọn lọc nhất có thể. Vì sao phải là thông tin đã được chọn lọc? Vì có những thứ bạn không nên hoặc cần hạn chế chia sẽ.

VD: những feedback quá tiêu cực từ khách hàng, nó sẽ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của team, đó là điều Project Manager nên tránh.

Project Manager nên chia sẻ những lời khen hoặc feedback tích cực từ khách hàng cũng như nói giảm nói tránh những vấn đề tiêu cực.

1 điều cực kỳ quan trọng nữa là power của Project Manager không phải là power của vị trí quản lý, mà là quyền lực mềm. Tức là mình phải làm sao để members tự nguyện theo mình không hoài nghi.

Sự tin tưởng ấy là power lớn nhất mà theo chị là cực kỳ khó khăn mới xây dựng được. Nếu chúng ta chỉ dùng power của vị trí quản lý để buộc member làm theo ý mình thì đến 1 lúc nào đó member cũng sẽ nghỉ việc vì mình mà thôi.

Đó là những gì chị rút ra sau vài năm làm ở vị trí mà chị từng nghĩ là chẳng làm gì hết khi mình còn là 1 developer cho đến khi mình đặt chân vào đôi giày ấy bạn mới hiểu là nó khó khăn thế nào.

Có điều gì mà gần đây chị mới nhận ra về nghề và chị ước là giá như mình biết sớm hơn thì tốt biết mấy?

“Lòng tin, thấu hiểu và cảm thông”.

Lòng tin: Làm sao để nhân viên hiểu và đứng về phía mình, ủng hộ mình nhiều nhất có thể. Vì nếu không có lòng tin của các thành viên trong nhóm thì mọi quyết sách Project Manager đưa ra sẽ không mang lại kết quả như mong muốn. Đây là 1 trong các điều khó nhất mà Project Manager cần phải làm được.

Thấu hiểu: Project Manager, Technical Lead hay các thành viên trong nhóm cũng chỉ khác nhau ở title mà thôi. Tuy trách nhiệm khác nhau và có những năng lực khác nhau nhưng tựu trung lại vẫn cùng 1 mục đích là làm tốt công việc được giao.

Các bạn làm tốt thì Project Manager mới làm tốt được, đó là 1 mối quan hệ cộng sinh. Các bạn nên hiểu chúng ta đều đang ở trên 1 con thuyền, bất kể ai rớt xuống nước cũng có thể khiến con thuyền bị chìm. Thay vì chỉ trích nhau vì sai lầm của 1 ai đó thì hãy tập lắng nghe và thấu hiểu nhau để cùng giải quyết vấn đề.

Cảm thông: Khi các bạn chịu lắng nghe người khác thì đó là lúc bạn đồng cảm thông cho mọi sai lầm và tìm cách giải quyết để cả team vượt lên trên những khó khăn.

Thành thật mà nói chị đã có những lúc đối mặt với rất nhiều khó khăn, vì quá nóng vội và lo lắng quá nhiều về khách hàng mà bỏ qua 1 thứ vô cùng quan trọng: Project Manager cũng chịu trách nhiệm về tất cả thành viên trong nhóm.

Chị đã bỏ qua tiếng nói của họ, không lắng nghe họ cẩn thận và vì thế đôi lúc chị đã tự đẩy mình vào nhiều rắc rối không đáng có. Chị đã mất hơn 1 năm để sửa chữa và lấy lại lòng tin từ các bạn. Không có gì là muộn, chỉ cần bạn chịu thay đổi là điều chị rút ra khi làm việc với team Amblique tại Groove Technology Vietnam.

Chị có lời khuyên nào dành cho các bạn muốn trở thành Project Manager trong tương lai?

Có ba bài học chị rút ra từ kinh nghiệm của mình mà chị muốn khuyên các bạn.

1) Trở thành một Project Manager thì công việc hàng ngày là giao tiếp, vì vậy các bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp.

Trong giao tiếp thì có nói chuyện trực tiếp, email, chat, meeting…

Ví dụ như email, bạn nên học cách viết cho khách hàng từ những email mà Project Manager và Team Lead làm việc hàng ngày.

Về nói chuyện với khách hàng, thì ví dụ như ở môi trường Scrum, Developer có thể tham gia họp với khách hàng.

Anh Hiếu – Senior Project Manager của Poeta Digital: mô hình Scrum có: Client, Product Owner, và các Scrum Team Member (Developer)

Các bạn cố gắng nói càng nhiều càng tốt. Ban đầu có thể các bạn nói sai và khó hiểu, nhưng từ từ, khi được Project Manager góp ý thì sẽ tốt hơn.

Ngoài ra, trong Scrum, Project Manager thường yêu cầu Developer viết trước những điều cần nói với khách hàng để họ xem qua trước.

Nếu Project Manager không yêu cầu thì Developer cũng nên soạn trước những điều cần nói với khách hàng để đưa Project Manager review.

2) Đa phần thị trường outsource là phải làm việc với khách hàng nước ngoài. Vì vậy Developer cần cải thiện tiếng Anh ngay bằng cách đi học thêm hoặc đọc nhiều sách tiếng Anh và tự học từ vựng, ngữ pháp tại nhà.

Anh Phan Duy Khánh: Tiếng Anh tốt giúp khả năng thăng tiến nhanh hơn đến vị trí Program Manager, Program Director, General Manager… là những nấc thang tiếp theo sau vị trí Project Manager

3) Cần học cách quản lý team bằng cách đặt câu hỏi team mình có những thành viên nào, họ cần gì, mình có thể làm gì để giúp họ phát triển kỹ năng… và hành động giúp họ ngay.

Lúc trước, có một bạn trong team mà chị thấy code back-end ko tốt, không theo kịp các thành viên khác trong team, tuy không trễ task nhưng cần nhiều hỗ trợ từ Tech Lead. Chị và Tech Tead đã nói chuyện với bạn ấy để tìm hiểu lý do.

Khi nói chuyện, chị thấy bạn ấy gặp khó khăn về suy nghĩ logic. Cụ thể hơn, để giải quyết một function, bạn chọn hướng code A, nhưng hướng đó cực kì khó. Thay vì A, Developer khác có thể chọn B để code nhanh hơn.

Ngược lại, chị thấy bạn ấy làm task khác liên quan đến font-end khá tốt. Chị đề nghị bạn chuyển qua font-end. Sau một thời gian dưới sự hỗ trợ của Tech Lead, chị thấy bạn ấy làm rất tốt vị trí đó.

Chị từng mắc phải sai lầm nào và chị học được gì từ nó?

Trước đây chị có làm lead một dự án mà bộ phận bán hàng làm việc chung với Tech Architect để định hướng, rồi đưa chị phân phối task.

Tham khảo ngay Công việc của Tech Architect là gì? Làm sao để trở thành Tech Architect?

Do biết rằng anh Tech Architect rất giỏi nên chị tin tưởng, không tham gia sâu phần code bên dưới.

Khoảng ba tháng sau, chị xem cấu trúc bên trong dự án thì phát hiện phần mềm bị thiếu một số quy tắc kinh doanh đã định ra ở requirement.

Lúc đó, để vượt qua, chị đã nêu rõ vấn đề với cả team để xây dựng lại cấu trúc dự án. Vừa tận dụng code đang có mà có thể tái sử dụng và phát triển thêm, để tránh trễ deadline.

Mọi người đều phải làm thêm ngoài giờ để kịp thời gian giao sản phẩm.

Chị cảm thấy có lỗi với cả team rất nhiều. Nếu chị không chủ quan, chỉ nhìn bề nổi mà đi sâu sát để hiểu rõ dự án hơn thì mọi người đã không phải vất vả.

Chị học được rằng mình nên có cái nhìn tổng quan và sâu sát về mọi thứ. Nên kiểm tra với các bên liên quan mọi thứ trước khi tiến hành một lần nữa để đảm bảo mọi thứ không bị thiếu sót hay nhầm lẫn.

Anh Nguyễn Sĩ Hoàng – Managing Director: Lúc trước, do không giao tiếp tốt, anh đã phải trả một bài học đắt giá.

Nếu có thể bắt đầu lại, chị có chọn theo đuổi nghề Project Manager không? Hoặc chị sẽ làm điều gì đó khác hơn không?

Nếu có thể bắt đầu lại chị vẫn muốn làm theo đuổi nghề Project Manager.

Thành thật mà nói nhờ làm Project Manager, chị đã học được nhiều thứ mà trước đó chị không thể học được khi làm developer. Chị hoàn thiện hơn các soft-skills cũng như uyển chuyển hơn khi giao tiếp và làm việc với các bạn trong team. Các bạn trẻ và năng động nhiệt huyết nên cũng làm mình trở nên năng động hơn.

Ngoài ra chị còn biết thêm được những khía cạnh khác về cuộc sống về con người khi lắng nghe và trò chuyện với team members. Không chỉ soft-skills mình được tăng lên rất nhiều mà còn cả về cách tiếp nhận, giải quyết vấn đề sao cho cân bằng được cả client và các thành viên trong nhóm.

Nếu có thời gian, chị muốn học thêm các khoá học về quản lý con người và quản lý rủi ro để có thể thấu hiểu hơn về nhân viên cũng như hạn chế tối đa rủi ro cho dự án.

Chị có thường tham khảo sách/ resource nào trong suốt sự nghiệp của mình không ạ?

– Về Technical, chị nghĩ rằng:

1) Các bạn nên tham gia các cộng đồng Tech liên quan đến ngôn ngữ bạn yêu thích hay đang sử dụng. Ví dụ như chị đang tham gia MSDN.

(Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 10 Tech Group Dành Cho Developer Ít Nhưng Mà Chất.)

2) Stack Overflow là một trang hỏi đáp về Tech cực kì hữu ích cho Developer. Chị thường xuyên tham khảo trang này. Nó miễn phí 100% và không cần phải đăng ký.

– Về kỹ năng quản lý, chị thường hay tham khảo các sách sau:

1) PMP Preparation – Rita Mulcahy. Sách này giải thích và giúp Project Manager hiểu rõ hơn về các quy trình ghi trong PMBOK.

2) PMBOK là cuốn sách dành cho ai muốn thi bằng PMP.

3) Head First PMP – Andrew Stellman. Cuốn này cũng nói về PMP nhưng trình bày theo các câu chuyện khác nhau và đưa ra hướng giải quyết trong từng tình huống cụ thể mà các dự án hay mắc phải.

Tiểu sử:

Chị Loan xuất phát từ Developer lên thành Team Lead tại UFS International trong vòng hai năm.

Trong gần bốn năm tiếp theo, chị công tác tại NashTech lần lượt ở vị trí Senior Software Engineer và Team Lead.

Hơn một năm sau đó, chị cống hiến cho Sequent Asia IT với cương vị Project Lead.

Chị từng làm việc tại Advance Vision Technology ở vị trí Technical Lead, sau đó chuyển sang làm Project Manager tại Studio 60. Hiện tại, chị đang nắm giữ vai trò quản lý tại Groove Technology Vietnam.

Nếu bạn nghĩ những chia sẻ này có thể giúp ích cho bạn bè hoặc đồng nghiệp thì đừng ngại nhấn nút Share bên dưới nhé!

Xem thêm việc làm Project Manager tại ITviec