Top 6 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong môi trường làm việc IT

Dù với lập trình viên hay quản lý dự án, khả năng truyền đạt rõ ràng là một trong những yếu tố quyết định hiệu suất làm việc, mức lương và cơ hội thăng tiến. Tuy nhiên, giao tiếp trong ngành IT có những thách thức riêng như thuật ngữ chuyên môn phức tạp, làm việc từ xa và sự khác biệt giữa đội ngũ kỹ thuật với các bộ phận khác. Vậy làm thế nào để giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường IT? Dưới đây là 6 cách ITviec đã tổng hợp giúp các chuyên gia IT cải thiện kỹ năng giao tiếp.

Đọc bài viết sau để hiểu rõ:

• Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ mang lại những lợi ích sau đây cho chuyên gia IT
• Giao tiếp là gì? Kỹ năng giao tiếp đối với chuyên gia IT là gì?
• 6 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong môi trường IT

Tại sao chuyên gia IT nên rèn luyện kỹ năng giao tiếp?

Tăng khả năng ứng tuyển thành công

Theo Báo cáo Lương Và Thị Trường Tuyển Dụng IT Việt Nam 2024-2025 từ ITviec, kỹ năng giao tiếp nằm trong top 5 kỹ năng mềm ưu tiên học của nhóm Fresher/Junior và Middle.

Đồng thời, McKinsey, PwC cho biết 57% nhà tuyển dụng ưu tiên ứng viên IT có thể giao tiếp rõ ràng và hiểu nhu cầu kinh doanh, công nghệ. Có thể thấy, đây chính là bộ kỹ năng quan trọng đối với sự nghiệp của các chuyên gia IT.

Tháo bỏ rào cản ngôn ngữ kỹ thuật

Trong môi trường IT, các chuyên gia thường sử dụng thuật ngữ chuyên môn để trao đổi về vấn đề, giải pháp hoặc yêu cầu hệ thống. Tuy nhiên, không phải ai cũng có nền tảng công nghệ vững để hiểu hết những khái niệm này. Nếu không điều chỉnh cách diễn đạt, thông tin có thể bị hiểu sai, gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Giao tiếp là kỹ năng cốt lõi để phát triển các kỹ năng khác

Kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp phát triển nhiều kỹ năng mềm khác:

• Kỹ năng viết: Giao tiếp bằng lời nói tốt sẽ giúp các chuyên gia IT cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản – hay còn gọi là kỹ năng viết. Đặc biệt ở các vị trí như Project Manager hay Product Owner cần xử lý lượng lớn tài liệu, trao đổi qua email, báo cáo, hay như Lập trình viên cũng đọc và viết tài liệu kỹ thuật. Do đó, kỹ năng viết chính xác, rõ ràng và đúng trọng tâm sẽ giúp chuyên gia IT giao tiếp hiệu quả qua văn bản, nâng cao hiệu suất làm việc.
• Tư duy phản biện: Tư duy phản biện giúp tăng cường giao tiếp bằng cách cho phép diễn đạt rõ ràng, hợp lý, còn giao tiếp cho phép chia sẻ và tinh chỉnh các ý tưởng, cuối cùng là củng cố quá trình tư duy. Điều này quan trọng trong các lĩnh vực như Data Science, AI, nơi dữ liệu đóng vai trò cốt lõi, hoặc ở các vị trí yêu cầu tư duy giải quyết vấn đề như Developer, Software Engineer.
• Ngoại ngữ giao tiếp: Báo cáo Lương và Thị trường tuyển dụng Việt Nam 2024-2025 từ ITviec cho thấy “Tiếng Anh lưu loát” là kỹ năng mềm được nhà tuyển dụng tìm kiếm nhiều nhất trong nửa đầu năm 2025, với 40,3%. Nhưng “Thiếu ứng viên có kỹ năng ngoại ngữ tốt”, với 33,7%, lại là một trong ba thách thức tuyển dụng lớn nhất trong năm 2024. Điều này cho thấy, khi thành thạo một ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Nhật,…) ứng viên sẽ được săn đón hơn trên thị trường vì đây là công cụ để đọc tài liệu, viết báo cáo, tham gia hội thảo, làm việc với khách hàng quốc tế và kỹ năng giao tiếp quyết định mức độ chính xác khi truyền đạt và tiếp nhận thông tin.
• Thuyết trình và thương lượng: Albert Einstein từng nói: “Nếu bạn không thể giải thích vấn đề cho một đứa trẻ 6 tuổi có nghĩa là bạn chưa thực sự hiểu nó.” Khả năng trình bày ý tưởng kỹ thuật phức tạp cho cả đối tượng chuyên môn và không chuyên môn là một kỹ năng quan trọng. Khái quát hóa giúp trình bày các vấn đề phức tạp bằng cách dễ hiểu nhất. Ngoài ra, khi phỏng vấn hoặc thương lượng lương, giao tiếp tốt giúp bạn thể hiện giá trị bản thân, chuyên môn và thuyết phục nhà tuyển dụng.
• Networking: Giao tiếp tốt tạo điều kiện xây dựng các mối quan hệ, mở ra cơ hội nghề nghiệp và học hỏi từ cộng đồng. Trong một môi trường phát triển liên tục như IT, việc kết nối hiệu quả với đồng nghiệp và chuyên gia giúp cập nhật xu hướng công nghệ mới nhất.

Đọc thêm: Giao tiếp “tồi” sẽ phá hủy sự nghiệp của một Project Manager (PM)?

Giao tiếp là gì? kỹ năng giao tiếp là gì?

Định nghĩa giao tiếp 

Theo từ điển Oxford English:

Giao tiếp là quá trình truyền đạt hoặc trao đổi thông tin thông qua lời nói, văn bản hoặc các phương tiện khác. Đó là sự truyền tải hoặc chia sẻ ý tưởng và cảm xúc một cách hiệu quả.

Trong môi trường IT, điều này đặc biệt quan trọng khi các chuyên gia cần truyền đạt những nội dung phức tạp một cách dễ hiểu, rõ ràng và chính xác.

3 thành phần của giao tiếp

Mọi cuộc giao tiếp đều có ba thành phần chính: người gửi, thông điệp và người nhận.

Tuy nhiên, thông điệp dễ bị hiểu sai do khác biệt về ngữ cảnh, phương tiện giao tiếp hoặc cử chỉ đi kèm. Trong trò chuyện trực tiếp, người gửi và người nhận liên tục hoán đổi vai trò qua lời nói, ánh mắt, cử chỉ. Ngược lại, trong giao tiếp bằng văn bản, vai trò này rõ ràng hơn: một người viết, một người đọc và phản hồi thường bị kéo dài.

Ví dụ: Trong cuộc họp sprint review, khi một Developer trình bày tính năng mới, ban đầu họ là người gửi, trong khi Project Manager, QA, khách hàng đóng vai trò người nhận. Khi các bên đặt câu hỏi, phản hồi và giải thích thêm, vai trò này luân chuyển liên tục. 

Định nghĩa kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là khả năng nghe, nói, diễn đạt ý tưởng và sử dụng ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt và tiếp nhận thông tin một cách hiệu quả, nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa sự hợp tác giữa các cá nhân hoặc đội nhóm.

Có bốn loại giao tiếp chính:

1. Giao tiếp bằng lời nói: Bao gồm trò chuyện trực tiếp, điện thoại và các phương tiện khác, thường được sử dụng trong các cuộc họp và thuyết trình và bổ sung bằng giao tiếp phi ngôn ngữ.
2. Giao tiếp phi ngôn ngữ: Bao gồm ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, cách ăn mặc hoặc hành động, vị trí đứng và thậm chí cả mùi hương.
3. Giao tiếp bằng văn bản: Bao gồm các phương tiện như email hoặc tin nhắn. Giao tiếp bằng văn bản thường khó truyền tải giọng điệu và cảm xúc một cách hiệu quả như trong giao tiếp bằng lời nói.
4. Giao tiếp trực quan: Dùng biểu đồ, hình ảnh để truyền tải thông tin.

Ví dụ: Chuyên gia IT thường trao đổi công việc trực tiếp, trong quá trình đó, họ có thể dùng ánh mắt để nhấn mạnh ý quan trọng, nhíu mày thể hiện sự không đồng tình, sử dụng wireframe để minh họa quy trình người dùng và sau cuộc họp, viết recap để tổng kết nội dung chính.

6 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong môi trường IT

1. Giao tiếp rõ ràng và súc tích

Giao tiếp chủ yếu là về việc lựa chọn từ ngữ, và trong môi trường IT, giao tiếp thường xoay quanh việc giải thích các khái niệm kỹ thuật phức tạp, truyền đạt giải pháp. Việc sử dụng từ ngữ thông minh, diễn giải rõ ràng, tránh lan man giúp giảm thiểu hiểu lầm và tiết kiệm thời gian.

Cách thực hành:

• Áp dụng mô hình STAR (Situation – Task – Action – Result) khi giải thích vấn đề kỹ thuật;
• Trình bày ý chính trước;
• Tránh dùng thuật ngữ khó hiểu khi không cần thiết;
• Cung cấp ngữ cảnh, tổ chức thông tin một cách hợp lý, đính kèm thời hạn nếu cần;
• Kiểm tra và tóm tắt lại để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền đạt hiệu quả.

Ví dụ:

Giả sử bạn cần giải thích về API cho một người không chuyên IT, thay vì nói: API là một giao diện lập trình ứng dụng sử dụng các phương thức HTTP để giao tiếp với máy chủ.

Bạn có thể sử dụng hình ảnh gần gũi để đơn giản hóa thành: API giống như một người phục vụ trong nhà hàng. Bạn gọi món (gửi yêu cầu), người phục vụ chuyển thông tin đó đến bếp (hệ thống). Khi món ăn sẵn sàng, họ mang đến cho bạn (trả kết quả). API giúp các hệ thống giao tiếp với nhau một cách trơn tru.

2. Chuẩn bị trước các cuộc trao đổi

Chuẩn bị trước giúp chuyên gia IT giao tiếp hiệu quả hơn trong các buổi thuyết trình, thương lượng hoặc họp nhóm. Khâu chuẩn bị bao gồm xác định mục tiêu, thu thập dữ liệu cần thiết, dự đoán câu hỏi và chuẩn bị phương án phản hồi.

Cách thực hành:

• Xác định mục tiêu và kết quả mong muốn của việc trao đổi;
• Ghi chú những điểm chính bạn cần trình bày hoặc hỏi;
• Dự đoán các câu hỏi và chuẩn bị câu trả lời;
• Kiểm tra thông tin trước khi trao đổi để tránh sai sót.

Ví dụ:

Bạn chuẩn bị trình bày về một tính năng mới của phần mềm. Trước cuộc họp, bạn có thể viết ra ba điểm chính: tính năng mới sẽ giải quyết vấn đề gì, cách hoạt động của nó và lợi ích mang lại. Sau đó, bạn dự đoán câu hỏi như “Tính năng này phục vụ cho đối tượng nào và tại sao họ cần sử dụng nó?” và chuẩn bị câu trả lời.

3. Cải thiện kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt, đôi khi, còn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ hơn cả lời nói, vì chúng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải cảm xúc khi giao tiếp. Vì vậy, ngôn ngữ hình thể và lời nói cần đồng nhất để tránh tạo cảm giác mâu thuẫn hoặc thiếu chân thành đối với người đối diện.

Cách thực hành:

• Quan sát ngôn ngữ cơ thể của người đối diện để điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp. Một số dấu hiệu phổ biến: 
  • Mím môi, nghiến răng là dấu hiệu căng thẳng, không thoải mái;
  • Khoanh tay trước ngực thể hiện sự phòng thủ, không đồng tình hoặc muốn tạo khoảng cách;
  • Nhìn xuống, tránh ánh mắt cho thấy sự thiếu tự tin, lo lắng hoặc muốn né tránh vấn đề;
• Duy trì ánh mắt để tạo sự kết nối và thể hiện sự quan tâm;
• Đảm bảo cử chỉ, giọng điệu và nét mặt đồng nhất với nội dung truyền đạt;
• Dùng cử chỉ tay để minh họa trong thuyết trình hoặc giải thích kỹ thuật.

Ví dụ:

Khi hướng dẫn thực tập sinh debug lỗi, bạn duy trì ánh mắt để giữ sự tập trung, dùng chuột khoanh vùng lỗi trên màn hình. Có thể nhấn giọng ở các bước quan trọng, gật đầu khi đồng nghiệp đặt câu hỏi để thể hiện sự lắng nghe và khuyến khích trao đổi.

Nếu thấy họ mím môi, hàm siết chặt, nghiến răng – dấu hiệu của thiếu thoải mái, có nghĩa là người nghe có thể chưa hiểu rõ, hãy dừng lại và hỏi xem họ có cần giải thích thêm không.

4. Phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động

Lắng nghe chủ động là kỹ năng tập trung hoàn toàn vào người nói, không chỉ nghe mà còn thấu hiểu, phản hồi và xác nhận thông tin một cách có ý thức. Điều này khác với lắng nghe thụ động – khi người nghe chỉ tiếp nhận âm thanh mà không thực sự phân tích hay phản hồi. Lắng nghe chủ động giúp chuyên gia IT tiếp nhận yêu cầu chính xác, phối hợp hiệu quả, nắm bắt vấn đề nhanh và xây dựng quan hệ tốt.

Cách thực hành:

• Dành toàn bộ sự chú ý cho người nói, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng;
• Không ngắt lời hoặc phản ứng, trả lời vội vàng;
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực để thể hiện sự quan tâm;
• Nhắc lại hoặc diễn giải những gì bạn đã nghe để xác nhận hiểu đúng ý.

Ví dụ:

Trong buổi sprint retrospective, khi một lập trình viên chia sẻ rằng họ gặp khó khăn với một module phức tạp, ảnh hưởng đến tiến độ. Scrum Master lắng nghe mà không ngắt lời, duy trì giao tiếp bằng mắt và gật đầu thể hiện sự quan tâm.

Sau đó, Scrum Master tóm tắt lại và xác nhận nguyên nhân, đào sâu vấn đề bằng các câu hỏi: “Cụ thể phần nào đang gây khó khăn nhất?”, “Bạn đã thử những hướng giải quyết nào?”,… để làm rõ vấn đề, khuyến khích các thành viên khác thảo luận đề xuất giải pháp.

5. Nâng cao trí tuệ cảm xúc (EQ)

Trí tuệ cảm xúc (EQ) giúp chuyên gia IT kiểm soát cảm xúc, phản hồi hợp lý và điều chỉnh giao tiếp theo từng đối tượng nhằm xử lý tình huống căng thẳng, đưa ra phản hồi xây dựng và làm việc hiệu quả với người không chuyên kỹ thuật. EQ gồm năm yếu tố: tự nhận thức, tự điều chỉnh, động lực, thấu cảm và kỹ năng xã hội.

Cách thực hành:

• Tự đánh giá cảm xúc của bản thân trước khi phản hồi;
• Điều chỉnh giọng điệu, tốc độ nói và cách nhấn nhá để phù hợp với ngữ cảnh, tránh tông giọng quá gay gắt trong các tình huống căng thẳng;
• Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu quan điểm, thái độ của họ;
• Áp dụng mô hình “Khen – Góp ý – Đề xuất” khi đưa nhận xét;
• Nếu đang tức giận, tạm dừng để bình tĩnh lại trước khi nói, tránh đưa ra lời lẽ hoặc quyết định thiếu suy nghĩ.
• Ghi nhận đóng góp của đồng nghiệp một cách công khai;
• Tránh phong cách độc đoán, tập trung phản hồi xây dựng bằng cách tập trung vào giải pháp thay vì chỉ trích;
• Điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng để đảm bảo hiệu quả truyền đạt.

Ví dụ:

Khi deal lương với nhà tuyển dụng, thay vì đưa ngay một con số về mức lương mong đợi, hãy kiểm soát cảm xúc và phản hồi khéo léo. Bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng: “Anh/chị có thể chia sẻ mức ngân sách cho vị trí này không?” hoặc trả lời linh hoạt: “Tôi quan tâm đến cơ hội phát triển và tin rằng công ty sẽ đưa ra mức lương phù hợp.”

Nếu cần nêu con số, hãy đưa ra khoảng thay vì một mức cố định: “Dựa trên kinh nghiệm, tôi kỳ vọng mức X – Y, nhưng cũng quan tâm đến phúc lợi và cơ hội thăng tiến.” Điều này giúp bạn thương lượng hiệu quả mà không tự giới hạn bản thân.

Đọc thêm: Cách đàm phán mức lương cao hơn khi nhảy việc

6. Xây dựng chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc

Chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc là cách thiết lập và áp dụng các nguyên tắc đảm bảo trao đổi thông tin hiệu quả giữa cá nhân, nhóm và tổ chức nhằm tối ưu kênh giao tiếp, duy trì sự minh bạch và nhất quán.

Cách thực hành:

• Xác định mục tiêu giao tiếp bằng cách làm rõ nội dung, đối tượng và mục đích;
• Chọn phương tiện giao tiếp phù hợp với từng tình huống (email, chat, họp trực tiếp…);
• Gửi đúng thông tin đến đúng đối tượng để tránh bội thực thông tin;
• Giữ thông điệp rõ ràng và nhất quán để tránh gây hiểu lầm do diễn đạt không đồng nhất.

Ví dụ:

Dùng Slack cho những trao đổi nhanh, email cho báo cáo chính thức và họp trực tiếp khi cần thảo luận sâu.

Các câu hỏi thường gặp về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp

Các chuyên gia IT thường sử dụng những phương thức giao tiếp nào và chúng khác nhau ra sao?

Làm sao để chọn phương thức giao tiếp phù hợp với từng tình huống?

Những điều nên và không nên trong giao tiếp phi ngôn ngữ là gì?

Những điều nên làm:

• Giữ tư thế thẳng: Ngồi hoặc đứng thẳng giúp thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp;
• Duy trì giao tiếp bằng mắt: Duy trì ánh mắt tự nhiên để thể hiện sự chú ý và đáng tin cậy;
• Sử dụng cử chỉ mở: Gật đầu nhẹ khi đồng tình hoặc mỉm cười tương tác khi chạm mắt;
• Biểu cảm khuôn mặt phù hợp: Giữ nét mặt trung lập hoặc tích cực, đặc biệt trong các cuộc thảo luận quan trọng.

Những điều không nên làm:

• Gù lưng hoặc cúi đầu: Tạo ấn tượng thiếu tự tin;
• Lảng tránh ánh mắt hoặc nhìn chằm chằm: Khiến cuộc trò chuyện trở nên khó xử;
• Khoanh tay hoặc cử chỉ quá cứng: Dễ bị hiểu nhầm là phòng thủ hoặc hung hăng;
• Ngả người ra sau quá nhiều: Biểu hiện sự thờ ơ, thiếu quan tâm;
• Chuyển động quá nhiều: Tạo cảm giác bồn chồn hoặc không chắc chắn.

Tổng kết

Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp công việc trôi chảy mà còn nâng cao giá trị của bạn trong môi trường IT. Lựa chọn đúng phương thức giao tiếp và cải thiện kỹ năng giao tiếp liên tục là nền tảng để bạn phát triển các kỹ năng mềm khác, tăng lợi thế cạnh tranh.